Plano de contas: como funciona

Entendendo como funciona um plano de contas, os principais grupos em que ele é dividido e o que são as contas sintéticas e contas analíticas. Além disso, qual a necessidade de se ter um e como criar um plano de contas pessoal e gerencial. E para fechar com chave de ouro: um modelo completo para já sair usando.

Sempre que pensarmos em analisar as receitas, despesas e custos, torna-se necessário classificar esses valores de alguma forma.

Agrupar os valores das entradas e saídas de dinheiro nos leva a dar nomes para essas receitas e despesas.

Essa classificação mostra onde estamos gastando, onde estamos investindo e com o que estamos ganhando.

O agrupamento (totalização) de despesas e receitas chama-se plano de contas.

 

O que é Plano de contas

Imagine que você tenha emitido várias notas ficais durante um determinado mês.

Desse universo de notas emitidas pense apenas naquelas que se referem ao seu faturamento.

Ao somar os valores de cada nota, será encontrado o montante que a empresa faturou naquele período.

Ao total faturado no mês daremos um nome: “Vendas”.

No entanto, você gostaria de enxergar o valor das vendas entre aquelas que foram feitas para clientes do seu estado e aquelas que foram destinadas a clientes de outros estados.

Para isso, você separa as notas fiscais conforme o estado (UF) de cada cliente e, com essa separação, faz uma nova soma.

Dessa forma, passa-se a classificar os valores entre vendas no estado e vendas para fora do estado. Temos dois montantes que, somados, totalizam o valor das vendas.

Note que com essa divisão, a informação ficou mais clara e isso permite uma melhor análise dos dados:

1. Vendas

1.1 Vendas no estado

1.2 Vendas para fora do estado

Seguindo essa ideia, pode-se quebrar as subdivisões em outras partes, como vendas à vista e vendas prazo, por exemplo:

1. Vendas

1.1 Vendas no estado

1.1.1 À vista

1.1.2 A prazo

1.2 Vendas para fora do estado

1.2.1 À vista

1.2.2 A prazo

Enquanto essas divisões fizerem sentido, você pode ir criando contas de forma a visualizar com bastante clareza as informações.

Veja que a conta de número 1 refere-se ao total das vendas.

As contas de números 1.1 e 1.2, se somadas, terão o mesmo resultado da conta 1.

Já a conta de número 1.1.1, acrescida do valor da conta 1.1.2, será igual ao valor da conta 1.1.

Esse exemplo da divisão das vendas mostra a base para a criação de um plano de contas.

A partir dele, pode-se fazer a mesma coisa para outras formas de entradas de dinheiro e também para as contas a pagar.

 

Ativo, Passivo, Receitas e Despesas

Um plano de contas contábil é dividido em quatro grandes grupos:

 

Cada grupo contém algumas contas e cada uma dessas têm um objetivo:

ATIVO	Os ativos representam os bens e o patrimônio da empresa. Podemos considerar aqui desde os saldos das contas bancárias (contas-correntes e investimentos), empréstimos, investimentos, a sede da empresa, dentre outros. Este material a seguir, detalha mais sobre esse assunto: Investimento: onde deve ser realizado na gestão de empresas?
PASSIVO	Os passivos são as dívidas, obrigações e compromissos, pagamentos a fornecedores, credores dos empréstimos, dentre outros. Observe que sempre que a empresa compra um ativo, ela acaba obtendo um passivo também, visto que o ativo precisa ser pago.
RECEITAS	Aqui estarão relacionadas as entradas de dinheiro no caixa da empresa. Ótimos exemplos são receitas com vendas e/ou serviços. Mas pode haver outras formas de entrada de dinheiro, como entradas com algum aluguel e outros dinheiros que não provém da operação principal da empresa.
DESPESAS	As despesas constituem todos os pagamentos realizados a fornecedores, funcionários, entre outros.

 
Esses quatro grupos principais do plano de contas possuem subdivisões:

 

Ativos

 

O grupo dos ativos vai se subdividir em outros grupos menores: circulante, não circulante, realizável a longo prazo, investimentos, imobilizado e intangível.

CIRCULANTE	Refere-se aos bens que serão realizáveis em um prazo inferior a 365 dias. Exemplo: dinheiro em caixa, dinheiro em contas-correntes de bancos.
NÃO CIRCULANTE	Mesmo caso do circulante, porém em prazos superiores a 365 dias.
REALIZÁVEL A LONGO PRAZO	Um exemplo de realizável no longo prazo pode ser a compra de uma máquina onde o fornecedor ainda não a desenvolveu ou produziu. Este ativo estará disponível no longo prazo. No entanto, a empresa já está pagando por ele. Normalmente estes ativos estarão disponíveis na empresa num período acima de 12 meses.
INVESTIMENTOS	Aqui podemos ter aplicações de renda fixa, variável, ações, bitcoins, commodities, dentre outros.
IMOBILIZADO	São todos os bens que a empresa possui, exceto os intangíveis. Exemplos: instalações, edificações, móveis e utensílios, máquinas, equipamentos, veículos, terrenos.
INTANGÍVEL	São bens que não estão disponíveis de forma física ou o seu valor físico poderia ser considerado irrelevante. Exemplos: licenças de software, recursos humanos, a marca, direitos autorais, tecnologia, know-how.

 

Passivos

 

O grupo dos passivos é dividido em: passivo circulante, não circulante e patrimônio líquido:

CIRCULANTE	Constitui o passivo circulante: as obrigações com fornecedores, empréstimos bancários, encargos sociais, salários e impostos a pagar.
NÃO CIRCULANTE	O passivo não circulante conterá os financiamentos e fornecedores de equipamentos de grande porte. Aqui estarão todas as obrigações que a empresa tem para pagar em um prazo superior a 365 dias.
PATRIMÔNIO LÍQUIDO	Contas que irão mostrar ao empresário informações como o saldo de reserva de lucros, capital social que está integralizado na empresa e prejuízos acumulados.

 

Receitas

 

As receitas caracterizam as entradas de dinheiro na empresa.

Este grupo é dividido em vendas, prestação de serviços e receitas financeiras:

VENDAS	As vendas de produtos sejam eles de revenda ou produção própria.
PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS	Este grupo irá conter as receitas provenientes da prestação de serviços.
FINANCEIRAS	Constituem as receitas financeiras aqueles valores que a empresa obtém através de operações financeiras: juros recebidos e descontos recebidos no recebimento de contas, por exemplo. Observe este caso: Você vendeu uma determinada mercadoria para seu cliente. Esta venda foi a prazo. Seu cliente pagou com atraso. Ao cobrar essa conta, você cobrou juros pelos dias atrasados. * A sua receita com vendas é apenas o valor vendido originalmente. * Os juros cobrados do seu cliente serão contabilizados em outra conta (“Juros recebidos”, por exemplo). É muito importante a separação dessas informações de forma a não mascarar os seus valores vendidos e seu faturamento. Sobre as vendas recaem impostos que não precisam ser calculados sobre as receitas financeiras.

 

Despesas

 

As despesas subdividem-se em despesas com vendas, despesas administrativas e despesas financeiras:

DESPESAS COM VENDAS	Tudo o que você cobrar extra ao preço de venda de um produto pode ser considerado despesa com vendas. Como exemplos de despesas com vendas podemos ter: fretes, correios, seguros, gasolina, propaganda, publicidade.
DESPESAS ADMINISTRATIVAS	As despesas administrativas podem ser de diversos tipos: telefonia, energia elétrica, recepção, limpeza, departamento jurídico.
DESPESAS FINANCEIRAS	As despesas financeiras também precisam ser muito bem observadas. Se nas receitas temos juros cobrados de um cliente, aqui (nas despesas) poderemos ter juros pagos a fornecedores por atraso de duplicatas.

 

Cada grupo englobará determinadas contas. Cada operação feita na empresa será totalizado em uma conta. Cada uma das contas será totalizada em um grande grupo.

Observe a imagem:

A empresa tem suas receitas, provenientes de documentos fiscais (NF-e, NFS-e e NFC-e).

Essas são totalizadas em contas (Vendas). E essas contas são totalizadas em grupos (Receitas).

Com esses conceitos em mente, agora podemos olhar com mais clareza para um plano de contas contábil.

 

Contas sintéticas e contas analíticas

As contas se dividem em sintéticas e analíticas.

Uma conta sintética deve ser entendida como uma conta acumuladora e ela será subdividida em contas analíticas.

Na contabilidade, somente as contas analíticas podem receber lançamentos. Os valores delas serão acumulados nas contas sintéticas:

Neste exemplo, temos o grupo ATIVO e o subgrupo ATIVO CIRCULANTE. Ainda há mais umas divisões ali (DISPONÍVEL e Caixa).

Apenas as contas Caixa, Banco do Brasil, Banrisul, Caixa Econômica Federal, Sicredi, Bradesco, Unibanco e Meridional são contas analíticas.

Essas contas terão seus valores contabilizados conforme as operações vão ocorrendo.

As demais contas (acima delas) são as chamadas contas sintéticas.

As contas sintéticas, como o próprio nome já diz, sintetizam (resumem, acumulam) os valores das contas analíticas.

Assim, no exemplo dado:

• a conta 1.1.1.02 DEPÓSITOS BANCÁRIOS A VISTA terá o valor total das suas contas analíticas que vêm abaixo delas;
• a conta 1.1.1 DISPONÍVEL terá o total das contas 1.1.1.01 CAIXA mais a conta 1.1.1.02 DEPÓSITOS BANCÁRIOS A VISTA. A relação é a mesma que exemplificamos lá no início, quando fizemos a subdivisão das vendas.

 

Preciso de um plano de contas?

A contabilidade da sua empresa utilizará um plano de contas contábil. Ele será focado em atender questões de legislação e tudo o que for necessário para a correta contabilidade da sua empresa. No entanto, em alguns casos, ele pode não considerar as suas necessidades internas para a tomada de decisões.

Por causa disso, uma sugestão é a elaboração de um plano de contas mais gerencial e administrativo, para o seu uso.

Esse plano de contas será mais enxuto. Não precisa considerar os agrupamentos de ativos, passivos, receitas e despesas.

As contas podem ser agrupadas de uma forma diferente, conforme a sua visão. Com esse tipo de análise, pode-se ver os resultados financeiros de forma mais facilitada.

Uma sugestão é o agrupamento das contas por setores ou centros de custos, como por exemplo: faturamento, despesas administrativas, comercial, produção e marketing.

Seja ele contábil ou gerencial, é necessário que todas as pessoas utilizem a mesma estrutura e façam os lançamentos sempre nas mesmas contas.

É preciso um trabalho de estruturação, organização e padronização das contas nas empresas.

Dessa forma elimina-se a chance de erros. E, além disso, as análises dos resultados tornam-se mais claras e rápidas.

 

Como criar um plano de contas?

 

Relacionar as receitas, despesas, custos e investimentos

A primeira coisa a ser feita é relacionar da forma mais detalhada possível as suas receitas, despesas, custos e investimentos.

Seja o mais minucioso possível. Evite criar contas do tipo “despesas diversas”.

Uma conta do tipo “diversos”, além de não deixar claro que tipo de despesa que ela contém, leva você ao comodismo de não pensar muito na hora de organizar seus dados.

As contas que você vai relacionar serão todas analíticas.

 

Agrupar as informações em ativo, passivo, receitas e despesas

Após fazer isso, agrupe-as em ativo, passivo, receitas e despesas.

Dentro dos quatro grandes grupos, verifique as contas sintéticas nas quais as analíticas serão totalizadas.

Para facilitar um pouco o trabalho, disponibilizamos a seguir um modelo genérico de um plano de contas contábil:

 

Contabilidade pessoal

Um plano de contas não precisa ser elaborado apenas para uma empresa.

Se você faz, ou pretende começar a fazer a sua contabilidade pessoal, também pode elaborar o seu plano de contas.

Um plano de contas pessoal não tem necessidade de seguir todos os preceitos contábeis. É interessante que você pense de uma forma mais livre, menos burocrática.

Analisar suas contas através de uma visão contábil pode lhe dar trabalho excessivo e até provocar a desistência da ideia, pela dificuldade para fazer os controles.

A sugestão é ter um plano de contas adequado à sua realidade.

Assim como na contabilidade gerencial de uma empresa, uma boa ideia é ter um plano de contas em grupos onde você consegue enxergar cada “setor” da sua vida separadamente.

Por exemplo: no setor “casa”, quais são os gastos mensais com água, luz, condomínio, gás, IPTU, entre outras contas?

Elaboramos um plano de contas pessoal que você pode usar como referência para criar o seu.

Trata-se de um arquivo com duas planilhas: um modelo para usar na estruturação do plano de contas da empresa e um modelo para usar na estruturação de um plano de contas para uso pessoal.

O modelo do plano de contas pessoal está dividido em grupos.

As contas são bastante comuns ao dia a dia de uma família. A sugestão é tomar esse plano de contas como base e incrementar com as contas que não estão discriminadas, bem como, eliminar aquelas que não tem sentido para o seu momento financeiro.

Outra sugestão, caso você seja MEI, é utilizar este plano de contas para iniciar os seus controles.

Depois, conforme o crescimento da sua empresa, ir adequando o plano de contas à realidade do negócio.

Fazer uma contabilidade pessoal ou gerencial é gratificante. O plano de contas faz com que haja uma organização e uma visão clara das finanças.

Os números não mentem.