Certificado digital: o que é e como funciona

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Entenda o quê é o certificado digital, como emití-lo, qual a validade e como renovar. Fique por dentro de algumas vantagens, como utilizá-lo, os diferentes tipos, como funciona a questão da inutilização e qual o procedimento recomendado para quem precisa fazer um.

 

O quê é

Um certificado digital é um arquivo eletrônico.

Funciona como uma assinatura digital que tem validade jurídica.

O objetivo do certificado digital é garantir a proteção nas transações eletrônicas, dentre outros serviços que estão disponíveis na internet.

Com o uso dele, uma pessoa física ou jurídica poderá se identificar e assinar digitalmente documentos, validar transações, realizar consultas, dentre tantas outras tarefas.

O certificado digital veio permitir desde a emissão de notas eletrônicas (que em 2005 ainda era novidade e hoje é um dos documentos eletrônicos mais comuns em nosso dia a dia) até inúmeros serviços que podem ser obtidos on-line, sem a necessidade de se deslocar até um cartório ou repartição pública para obter.

Foi instituído pela Medida Provisória 2.200-2, de 24 de agosto de 2001:

Artigo 1º: “Fica instituída a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.”

Artigo 2º: “A ICP-Brasil, cuja organização será definida em regulamento, será composta por uma autoridade gestora de políticas e pela cadeia de autoridades certificadoras composta pela Autoridade Certificadora Raiz – AC Raiz, pelas Autoridades Certificadoras – AC e pelas Autoridades de Registro – AR. …”
Fonte: Site do Governo Federal

 

Como emití-lo?

A emissão do certificado digital se dará quando o interessado se dirigir a uma empresa emissora, fornecer seus documentos e comprar o seu certificado.

Para evitar fraudes, um certificado digital somente pode ser emitido de forma presencial.

A pessoa se dirige até o emissor e apresenta os documentos originais do titular do certificado.

Dessa forma, a empresa emissora terá a garantia de que está gerando e entregando um certificado para a pessoa que necessita dele.

Como ele é uma assinatura, qualquer pessoa de posse de um certificado digital pode realizar transações em nome do titular do documento.

 

Validade e renovação

Todo certificado digital tem uma data de validade. Ao final desta, precisa ser renovado.

Desde 01/01/2016 somente os certificados de pessoa física podem ser renovados de forma online.

Mas, ainda assim, é necessário que tenha havido uma renovação anterior de forma presencial.

Ou seja: faz-se a validação presencial, depois uma on-line, depois uma presencial e assim por diante.

Já o certificado digital para pessoas jurídicas deve ser renovado de forma presencial.

Os certificados dividem-se em A1 e A3 e Certificado na nuvem:

Certificado A1

Trata-se de um arquivo que fica instalado no computador. O certificado A1 tem validade para 1 ano.

Ele é emitido por uma empresa certificadora e você receberá um e-mail com o endereço para baixá-lo em seu computador.

Neste tipo de certificado, a senha não é solicitada todas as vezes que se utiliza, pois ele fica armazenado no computador da pessoa.

Isso pode ser visto como uma vantagem, no sentido de que seu uso é facilitado na hora de emitir cupons fiscais eletrônicos, por exemplo.

Mas é imprescindível ter uma cópia de segurança deste certificado, pois, uma vez perdido, será necessário comprar um novo.

Quando se instala um certificado deste tipo, existe uma opção que pode ser marcada como “Exportável”.

Essa opção garante que se possa fazer cópias do certificado e replicá-las quantas vezes forem necessárias.

Mas se a opção não for marcada não será possível fazer cópias.

Certificado A3

O certificado A3 tem validade para 3 anos.

Ele é distribuído fisicamente em um cartão ou token.

O cartão irá necessitar de uma leitora para acessá-lo.

Já o token é uma espécie de pendrive onde o certificado fica armazenado.

Ambos (cartão ou token) devem ser plugados ao computador através de uma porta USB.

O A3 somente pode ser utilizado em um único computador por vez.

O fato de ser em um dispositivo externo ao computador, permite que ele seja utilizado em outros computadores. Para isso, basta tê-lo consigo na hora que precisar.

Aqui, comparado com o A1, existe um risco maior de extravio ou danos no cartão ou token. Além do que, estará mais suscetível a roubos.

Certificado digital na nuvem

Esta é uma modalidade de certificado digital A3.

Porém, ele não fica armazenado fisicamente em um dispositivo como cartão ou token.

Ele ficará armazenado na nuvem e poderá ser acessado de qualquer dispositivo, nas 24 horas do dia, nos 7 dias da semana.

A validade do certificado na nuvem irá variar de 1 a 5 anos. Somente este certificado pode ter uma validade maior do que 3 anos.

Uma das vantagens é a mobilidade, visto que não se necessita transportá-lo nos dispositivos onde ele será usado, seja o computador, cartão ou token.

 

Vantagens

Algumas vantagens do certificado digital:

  • O certificado digital é nosso RG no formato digital. Por ser um documento emitido através de um processo rigoroso (onde se exigem muitos documentos e confirmações, além de criptografia de dados), ele possibilita às pessoas que assinem documentos eletronicamente, sem necessidade de dirigir-se a um cartório para reconhecimento de firma.
  • Proporciona mobilidade.
  • Pode-se realizar negócios à distância utilizando uma plataforma para assinaturas de documentos. Essas plataformas estão disponíveis no mercado, bastando contratá-las em caso de necessidade.
  • A compra, impressão e armazenamento de papel podem ser vistas como um indicador de redução de custos, quando se utiliza um certificado digital.

 

Onde pode ser utilizado?

O certificado digital tem várias utilizações:

  • Assinar e enviar documentos pela internet;
  • Transações bancárias;
  • Enviar as declarações da empresa, tais como os arquivos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED);
  • Realizar login em ambientes seguros;
  • Assinar notas fiscais eletrônicas, cupons fiscais, manifestos de transporte, conhecimentos de transporte, dentre outras funções exigidas para documentos eletrônicos deste tipo;
  • Acessar os serviços do Cadastro Nacional de Entidades Sindicais (CNES);
  • Acessar o Portal da Receita Federal e-CAC;
  • Habilitar a e-CNH em seu celular;
  • Participar de leilões eletrônicos;
  • Criar procurações eletrônicas.

 

Tipos de certificados digitais

Existem vários tipos de certificados digitais. Cada um deles tem uma finalidade específica:

e-CPF

Certificado digital emitido para pessoas físicas.

OAB

Certificado digital exclusivo para advogados inscritos na OAB.

Ele serve especificamente para dar andamento em processos, consultar processos e fazer petições eletrônicas.

e-CRM

Trata-se de uma Cédula de Identidade Médica.

Utilizado para atestar a legalidade do exercício da função dos médicos.

e-CNPJ

Certificado digital emitido para pessoas jurídicas.

Atributo

O certificado digital de atributo irá identificar pessoas dentro de empresas.

Assim, pode-se definir as funções de cada um e atribuir responsabilidades.

ME-EPP

Versão do e-CNPJ para micro empresas e empresas de pequeno porte.

NF-e

Certificado digital específico para emissão de notas fiscais eletrônicas.

NFC-e

Certificado digital específico para emissão de cupom fiscal eletrônico.

CT-e

Certificado digital específico para emissão de conhecimentos de transporte.

e-Mail seguro

Para garantir a autenticidade de mensagens enviadas, sigilo e criptografia de dados.

 

Como um certificado pode ser inutilizado?

Existem alguns fatores que podem levar um certificado a ser inutilizado.

Quando isso acontece você não vai conseguir mais utilizá-lo e terá que adquirir um novo certificado.

Os fatores que fazem com que um certificado venha a ser inutilizado são:

  • Erro de senha: após cinco tentativas de informar uma senha errada, o certificado é inutilizado. É importante tomar cuidado, pois o fato de errar a senha, desconectar o certificado e tornar a conectá-lo não vai zerar o número de tentativas erradas;
  • Perda ou roubo;
  • Formatação: quando o certificado está armazenado em um cartão ou token, a formatação do dispositivo irá apagar o certificado;
  • Data de validade expirada: todo certificado tem uma validade. Como falamos anteriormente 1, 3 ou 5 anos. Ao expirar a data de validade, o certificado perde o seu valor;
  • Alteração indevida dos dados do certificado: se porventura os dados do certificado forem alterados, ele também perderá sua validade.

 

Onde comprar um certificado digital?

Somente empresas credenciadas pela ICP-Brasil podem realizar a venda de certificados.

Antes de realizar a compra de um certificado verifique o fornecedor que está lhe vendendo o produto.

Existem inúmeras empresas que realizam a venda de certificados digitais.

Recomendamos que você entre em contato com a sua assessoria fiscal ou contábil e informe-se sobre as empresas disponíveis e faça sua escolha.

 




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