Cancelar nota fiscal: passo a passo

Por Cristiano Reis | Faturamento

Cancelar nota fiscal: juntamos todas as informações sobre cancelamento de notas fiscais em um só material. Para você ficar por dentro das regras sobre isso de forma bem objetiva e simples.

O procedimento de cancelamento de uma nota fiscal é bastante simples.

É necessário informar o motivo de cancelamento da nota fiscal. Essa informação é feita a partir do próprio sistema de gestão que emitiu a nota.

O usuário seleciona a nota fiscal desejada, informa o motivo de cancelamento e comanda o sistema a realizar o cancelamento.

O sistema envia os dados da nota fiscal para a SEFAZ do estado onde a nota foi autorizada, juntamente com a assinatura eletrônica do contribuinte.

Havendo o aceite da SEFAZ, o cancelamento é autorizado.

No entanto, é preciso ter me mente uma série de informações quando se decide cancelar uma nota fiscal.

Abordaremos aqui, neste material, todas essas informações.

Qualquer nota pode ser cancelada?

Sobre esse assunto, recomendamos a leitura desse outro material ANTES de prosseguir: Cancelar nota fiscal eletrônica (NF-e) corretamente

Ele explica sobre a forma correta de cancelar uma nota fiscal, quais as possibilidades de cancelamento e quando uma nota fiscal não pode ser cancelada.

Inutilização de numeração

Às vezes ocorrem dúvidas ou confusões em relação a isso.

Toda vez que uma empresa emite uma nota fiscal, ela poderá assumir três situações: autorizada, cancelada ou denegada.

Quando a nota é autorizada significa que ela está apta para todos os procedimentos aos quais ela foi destinada.

Se a NF-e se refere a uma venda, ela pode ser usada para transportar as mercadorias, baixar os estoques, realizar as cobranças e determinar o valor do imposto a ser pago (perante o fisco) pela empresa.

A nota fiscal cancelada, que é o tema deste material, informará que a operação foi cancelada. Assim, a operação para a qual a nota foi emitida é desfeita.

Uma nota denegada é uma situação especial. Nesta, o fisco não autoriza a emissão do documento, pois foi identificada uma inconsistência de dados por parte do emitente ou destinatário da nota fiscal.

Um exemplo seria quando o emitente ou destinatário tem um débito com o fisco.

A inutilização não é uma situação na qual a nota fiscal se encontra.

Se a nota fiscal está autorizada, cancelada ou denegada, significa que o documento está registrado no banco de dados da Fazenda, ou seja, o documento existe.

Todo documento fiscal tem uma série e um número sequencial. Estes materiais falam mais sobre isso, caso queira se aprofundar no assunto:

DANFE-NF-e
DANFE-NFC-e

Pode ocorrer casos em que, por alguma falha, o número sequencial de uma nota fiscal não é transmitido para a SEFAZ.

Não importa exatamente qual a falha aconteceu (seja um problema técnico ou falha no sistema de gestão), sempre que houver uma quebra na numeração é preciso que haja uma justificativa.

E é nesse contexto que existe a inutilização.

A recurso da inutilização informa à SEFAZ que uma determinada sequência de numeração (ou de numerações) não foi transmitida.

Exemplo: as notas fiscais numeradas de 1 a 4 foram emitidas normalmente. Mas, o número 3 não foi transmitida:

Dando ciência à Receita que o número não foi emitido, não haverá nenhum tipo de cobrança por parte do Governo no sentido de identificar onde está aquele documento.

O fisco terá o direito de não reconhecer o pedido caso entender que há dolo, fraude ou simulação.

A empresa tem até o décimo dia do mês subsequente para informar sobre a inutilização das numerações.

Sendo assim, não confunda inutilização com cancelamento. São duas coisas diferentes.

Para uma NF-e ser cancelada, ela precisa existir no Banco de Dados da SEFAZ. E, dado o fato de o documento estar registrado, ele não pode ter seu número inutilizado.

Condições e prazos para cancelar nota fiscal

O fisco somente permitirá o cancelamento de um documento que tenha sido previamente autorizado.

O Ajuste SINIEF 07/2005 informa o seguinte:

“Cláusula décima segunda
Em prazo não superior a vinte e quatro horas, contado do momento em que foi concedida a Autorização de Uso da NF-e, de que trata o inciso III da cláusula sétima deste ajuste, o emitente poderá solicitar o cancelamento da respectiva NF-e, desde que não tenha havido a circulação da mercadoria, prestação de serviço ou vinculação à Duplicata Escritural, observadas as normas constantes na cláusula décima terceira deste ajuste.”

A redação acima foi extraída do Ajuste SINIEF 44/2020 que alterou ligeiramente a redução do Ajuste 07/2005.

Tome como exemplo uma nota fiscal autorizada no dia 09/03/2021 às 09:28.

Não havendo trânsito de mercadorias, essa nota fiscal poderia ser cancelada até o dia 10/03/2021, também às 09:28.

Mesmo que o prazo de cancelamento seja fixado em 24 horas a partir da autorização de uso, alguns estados têm prazos diferentes.

A tabela a seguir contém os prazos de cancelamento em cada um dos Estados.

A maioria das unidades federativas usam o mesmo limite de 24 horas. Para facilitar a identificação, destacamos em negrito os estados com prazo diferente:

UF	Estado	Prazo	Fonte
AC	Acre	24 horas	Diário Oficial do Estado de 22/01/2013
AL	Alagoas	24 horas	SEFAZ Decreto 24.481/2013, Artigo 139-L
AM	Amazonas	24 horas	SEFAZ Resolução 003/2012, Artigo 1º
BA	Bahia	24 horas	Cartilha NF-e do Estado da Bahia Página 12
CE	Ceará	24 horas	SEFAZ Instrução Normativa 54/2020, Artigo 1º
DF	Distrito Federal	24 horas	SEFAZ Ato COTEPE 13/2010, Artigo 1º
ES	Espírito Santo	24 horas	SEFAZ Decreto 3730-R de 22/12/2014
GO	Goiás	24 horas	SEFAZ RCTE-GO, Artigo 167-H
MA	Maranhão	24 horas	SEFAZ Ajuste SINIEF 16/2012
MT	Mato Grosso	2 horas	SEFAZ Portaria 163/2007 (artigos 18-D a 18-K), alterada pela Portaria 136/2014 publicada em 11/07/2014
MS	Mato Grosso do Sul	24 horas	SEFAZ Perguntas frequentes – NF-e
MG	Minas Gerais	24 horas	SEFAZ Portaria SAIF 11/2013
PA	Pará	24 horas	SEFAZ Decreto 4.676/2001, Artigo 182-N
PB	Paraíba	24 horas	SEFAZ Decreto 40.956/2020, Artigo 166-K
PR	Paraná	168 horas (7 dias)	SEFAZ Decreto 7.871/2017, RICMS/PR, Anexo III, Subanexo I, Capítulo I, Artigo 11
PE	Pernambuco	24 horas	SEFAZ Manual de perguntas e respostas sobre Nota Fiscal Eletrônica Ato COTEPE 33/2008, art. 1º, Decreto 14.876/1991, Art. 129-A, VI, “d”
PI	Piauí	1440 horas (60 dias)	Portal da SEFAZ do Piauí Perguntas e respostas sobre documentos fiscais
RJ	Rio de Janeiro	24 horas	SEFAZ Resolução SEFAZ 623/2013, Artigo 1º
RN	Rio Grande do Norte	24 horas	Secretaria de Tributação RICMS Art. 425-J
RS	Rio Grande do Sul	168 horas	SEFAZ Instrução Normativa 45/98, Capítulo XI, Título I, 20.4.1
RO	Rondônia	720 horas	SEFAZ Instrução Normativa 008/2014/GAB/CRE, Artigo 1º
SC	Santa Catarina	24 horas	SEFAZ Ato COTEPE 13/2010
SP	São Paulo	24 horas	SEFAZ Perguntas frequentes sobre a NF-e
SE	Sergipe	24 horas	SEFAZ Decreto 28.947/2012 que altera o Artigo 328-L do RICMS/SE
TO	Tocantins	24 horas	SEFAZ

Cancelamento extemporâneo

Alguns estados dispõem do chamado “Cancelamento extemporâneo”.

O cancelamento extemporâneo nada mais é do que um cancelamento fora do prazo previsto por lei em cada estado.

Existem alguns motivos pelos quais as empresas podem solicitar esse tipo de cancelamento: erros na hora de preencher o documento, erros no nome do destinatário ou fornecedor, erros de digitação, valores ou cálculos.

Poucas empresas utilizam esse recurso.

O local e forma de realização do cancelamento extemporâneo vai variar de estado para estado.

Por exemplo: em Minas Gerais o procedimento é feito através de um aplicativo chamado SIARE, disponibilizado pela própria Receita Estadual.

Já o Estado de São Paulo determina que os pedidos de cancelamento extemporâneos sejam feitos presencialmente.

Em alguns casos será necessário fazer uma nota de devolução ou carta de correção para poder efetuar esse cancelamento.

Além disso, a mercadoria não poderá ter deixado a empresa e o destinatário não pode ter feito a ciência da emissão do documento fiscal.

Existe uma multa para esse cancelamento. Ela é de 1,5% do valor da operação.

Se você optar pelo cancelamento extemporâneo, sugerimos que consulte seu contador para auxiliá-lo nessa questão.

Nota Fiscal de Ajuste ou Estorno

Caso você tenha perdido o prazo de cancelamento da sua nota fiscal, você pode usar a alternativa do cancelamento extemporâneo.

Mas, como não são todos os estados que autorizam esse tipo de cancelamento e ele ainda vai gerar uma despesa extra para seu caixa, uma boa alternativa é a Nota Fiscal de Ajuste ou Estorno de nota fiscal.

Esta é uma opção que não vai cancelar a operação. Trata-se de um documento que zerará a operação anterior, que em algum momento não teve como ser cancelada.

Motivos para cancelar nota fiscal

Os motivos pelos quais uma nota fiscal pode ser cancelada são os seguintes:

A prestação do serviço discriminado na nota não foi efetuada;
Os produtos não saíram para entrega;
Houve um erro no cálculo dos impostos;
A data da nota estava errada;
O destinatário não deu ciência da emissão da nota fiscal;
Uma das partes desistiu de realizar a operação;

Alternativas ao cancelamento

Caso você não possa cancelar a sua nota fiscal, além da nota de ajuste ou estorno há outras alternativas:

Nota fiscal complementar

Este recurso serve para que uma empresa acrescente informações em um documento fiscal que já tenha sido autorizado.

A nota complementar pode ser usada quando:

Houver falha no cálculo dos valores de uma nota;
Classificação fiscal errada;
Ser necessário mudar o preço de venda ou a quantidade dos produtos;
Diferença de cotação de moedas entre a hora da emissão e o recebimento do produto.

Carta de correção Eletrônica

A carta de correção é um recurso usado para corrigir informações de uma nota fiscal.

Trata-se de um dispositivo que irá regularizar a nota fiscal, desde que o problema não esteja relacionado com:

As variáveis que determinam o imposto (base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou prestação do serviço);
Dados cadastrais que impliquem na mudança do remetente ou destinatário;
Data de emissão ou de saída do documento.

O que é necessário observar após o cancelamento de uma nota fiscal

Após o cancelamento de uma nota fiscal, você precisa lembrar que:

As entradas ou saídas do seu estoque também devem ser canceladas;
Toda escrituração fiscal no SPED, que porventura tenha sido feita, precisa ser revisada e eliminada;
Se foi enviada uma cobrança para o cliente, através de boleto ou mesmo cartão de crédito, ela precisa ser verificada e estornada. Assim, não haverá problema do seu cliente ter uma duplicata protestada.

Cancelamento da Nota Fiscal de Consumidor (NFC-e)

Quando você precisar cancelar uma NFC-e, tenha os mesmos cuidados observados no cancelamento de uma NF-e.

Tudo o que vale para o cancelamento da NF-e, também vale para o da NFC-e.

Entretanto, é necessário observar que o prazo de cancelamento da NFC-e é muito mais curto.

Enquanto a legislação permite cancelar a NF-e no prazo de 24 horas, o Cupom Fiscal Eletrônico deve ser cancelado em (no máximo) 30 minutos após a sua autorização de uso.

Este prazo, definido no Ajuste SINIEF 07/2018, pode até ser reduzido dependendo do critério adotado por cada unidade da federação:

“Cláusula décima quinta:
O emitente poderá solicitar o cancelamento da NFC-e, desde que não tenha havido a saída da mercadoria, em prazo não superior a 30 minutos, podendo ser reduzido a critério de cada unidade federada, contado do momento em que foi concedida a Autorização de Uso da NFC-e, de que trata o inciso I da cláusula oitava.”.

Cancelamento extemporâneo de NFC-e

Assim como a NF-e, o Cupom Fiscal Eletrônico também tem a possibilidade do cancelamento extemporâneo.

Mas não são todos os estados que aderem a esse tipo de cancelamento.

Caso essa situação seja necessária na sua empresa, verifique a legislação do seu estado e peça ajuda ao seu contador ou à sua assessoria fiscal.

Cancelamento por substituição da NFC-e

Com a publicação da Nota Técnica 2018/004, foi incluída a possibilidade do cancelamento por substituição da NFC-e.

Este tipo de cancelamento está descrito no Ajuste SINIEF 07/2018 e serve para a seguinte situação:

A empresa emite uma NFC-e. Vamos chamá-la de “NFC-e 1”;

Por algum motivo, a SEFAZ não respondeu ao sistema de emissão de notas sobre a autorização e a “NFC-e 1” ficou pendente de autorização;

Para liberar o cliente (consumidor) e acobertar aquela operação de venda, a empresa emite outra NFC-e (“NFC-e 2”), normalmente em contingência;

Depois de verificado que a “NFC-e 1” foi autorizada, a empresa tem duas notas emitidas para a mesma operação. Para resolver isso, pode-se solicitar o cancelamento por substituição, sendo que a “NFC-e 1” será cancelada, devendo referenciar nela, a “NFC-e 2” que é a nota fiscal substituta.

O prazo do cancelamento por substituição é bem maior.

Ele pode ser feito em até 168 horas, podendo ser alterado conforme a legislação de cada estado.

Cancelamento de Nota Fiscal de Serviço (NFS-e)

O cancelamento da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) é diferente da NF-e e da NFC-e.

No caso das notas fiscais de serviço, compete a cada Prefeitura determinar as regras de cancelamento.

Assim, algumas prefeituras autorizam o cancelamento diretamente a partir do sistema de gestão, enquanto outras exigem que a empresa acesse o site ou portal da prefeitura e façam o cancelamento diretamente no sistema da própria entidade.