Nota de devolução: as 5 dúvidas mais comuns ao emitir uma

Por Cristiano Reis | Faturamento, Tributação

As dúvidas mais comuns ao emitir uma nota fiscal de devolução: qual CFOP usar, CST, CSOSN e alíquotas de impostos, devolução total ou parcial, IPI, PIS, COFINS e Outros valores e se precisa fazer todos os cálculos e controles.

Ao precisar devolver um produto para o fornecedor ou dar entrada de uma mercadoria que o cliente devolveu sempre surgem dúvidas.

Relacionamos aqui as cinco dúvidas mais comuns na hora de emitir uma nota fiscal de devolução.

Caso queira saber um pouco mais especificamente sobre Nota fiscal de devolução, acesse o material: Nota de devolução

1. Dificuldade de identificar o CFOP

O CFOP é uma das informações mais importantes para qualquer nota fiscal e na nota de devolução não é diferente.

No entanto, a tabela oficial de CFOP é extensa. Existem mais de 600 códigos fiscais que são utilizados em variados tipos de documentos.

Caso queira entender mais sobre CFOP ou baixar a tabela completa, acesse: Como agilizar meu faturamento? Qual CFOP usar?

Falando apenas sobre devoluções, há mais de 100 códigos fiscais relacionados.

A parte boa é que você dificilmente vai ter que usar tantos códigos assim, pois a empresa teria que atuar em muitas áreas diferentes, afim de usá-los.

Estes códigos estão definidos em função do ramo de atividade de cada empresa. Por isso, cada negócio terá uma gama pequena de códigos a utilizar.

Apenas os códigos fiscais permitidos nas devoluções podem ser usados para uma nota de devolução.

Por mais óbvio que pareça, na prática é bastante comum a tentativa de se usar um CFOP indevido para uma devolução.

Quando isso acontece, a NF-e de devolução não é autorizada. Junto com a rejeição vem a seguinte mensagem:

CFOP inválido para NF-e com finalidade de devolução de mercadoria

Os passos a seguir são uma espécie de guia para que seja possível encontrar, de uma forma mais fácil, o CFOP a ser utilizado na devolução.

Etapa 1: Entender o tipo de devolução a ser feita, a origem e o destino dessa devolução

A primeira etapa para descobrir o CFOP a ser usado é entender que tipo de devolução está sendo feita, bem como, a origem ou o destino dessa devolução.

Veja o fluxograma a seguir:

Acompanhando o fluxograma, utilize as perguntas a seguir para ajudar na identificação do código físcal:

Preciso devolver uma compra efetuada ou receber em devolução uma venda realizada?

Para onde a devolução será feita: dentro do estado, fora do estado ou é uma operação com o mercado externo?

Com base nessas respostas você saberá o primeiro dígito do CFOP.

Códigos Fiscais que iniciam com “1”, “2” ou “3” serão sempre para registrar uma entrada, logo serão para receber algo em devolução.

Códigos Fiscais que iniciam com “5”, “6” ou “7” serão sempre usados para registrar saídas, logo serão para enviar algo a ser devolvido.

Chamaremos de Tipo este primeiro dígito que foi identificado.

O Tipo será conforme a tabela abaixo (observe que as variações são conforme a identificação feita no fluxograma):

Tipo	Descrição
1	Entrada e/ou Aquisições de Serviços do Estado
2	Entrada e/ou Aquisições de Serviços de Outros Estados
3	Entrada e/ou Aquisições de Serviços do Exterior
5	Saídas ou Prestações de Serviços para o Estado
6	Saídas ou Prestações de Serviços para Outros Estados
7	Saídas ou Prestações de Serviços para o Exterior

Etapa 2: Identificar a categoria da devolução a ser feita

Enquanto a primeira etapa de identificação do CFOP será realizada para qualquer tipo de empresa, o próximo item (Categoria) está voltado para o segmento da empresa e, principalmente, para o tipo de operação que foi realizada na nota fiscal de origem.

Importante:
Sempre que falarmos aqui em nota de origem, estaremos nos referindo à nota fiscal que você precisa devolver.

Exemplos:

Se você vendeu um produto, emitiu uma nota fiscal de venda e agora quer receber os produtos em devolução: a nota de origem será aquela onde foi realizada a venda.

Se você comprou um produto, recebeu a nota fiscal do seu fornecedor e agora quer devolver estes produtos: a nota de origem será aquela que o fornecedor lhe enviou no ato da compra.

A Categoria vai identificar o propósito da devolução: devolução de vendas, devolução de compras, devolução de bens adquiridos, entre outros.

Observe que cada categoria tem a sua devida classificação por Tipo (“1”, “2”, “3”, “5”, “6” e “7”).

Assim, você não precisa olhar todas as categorias de número “200”, por exemplo.

Ao identificar o Tipo vá direto na categoria desejada:

Tipo	Categoria	Descrição
1	200	Devoluções De Vendas De Produção Do Estabelecimento, De Produtos De Terceiros Ou Anulações De Valores
1	400	Entradas De Mercadorias Sujeitas Ao Regime De Substituição Tributária
1	500	Entradas De Mercadorias Remetidas Para Formação De Lote Ou Com Fim Específico De Exportação E Eventuais Devoluções (Ajuste SINIEF 09/2005)
1	550	Operações Com Bens De Ativo Imobilizado E Materiais Para Uso Ou Consumo
1	650	Entradas De Combustíveis, Derivados Ou Não De Petróleo E Lubrificantes (Ajuste SINIEF 9/2003 a Partir 01.01.2004)
1	900	Outras Entradas De Mercadorias Ou Aquisições De Serviços
2	200	Devoluções De Vendas De Produção Do Estabelecimento Ou De Terceiros Ou Anulações De Valores
2	400	Entradas De Mercadorias Sujeitas Ao Regime De Substituição Tributária
2	500	Entradas De Mercadorias Remetidas Para Formação De Lote Ou Com Fim Específico De Exportação E Eventuais Devoluções (Ajuste SINIEF 09/2005)
2	550	Operações Com Bens De Ativo Imobilizado E Materiais Para Uso Ou Consumo
2	650	Entradas De Combustíveis, Derivados Ou Não De Petróleo, E Lubrificantes (Ajuste SINIEF 9/2003)
2	900	Outras Entradas De Mercadorias Ou Aquisições De Serviços
3	200	Devoluções De Vendas De Produção Própria, De Terceiros Ou Anulações De Valores
3	250	Compras De Energia Elétrica
3	500	Entradas De Mercadorias Remetidas Com Fim Específico De Exportação E Eventuais Devoluções
3	550	Operações Com Bens De Ativo Imobilizado E Materiais Para Uso Ou Consumo
5	200	Devoluções De Compras Para Industrialização, Produção Rural, Comercialização Ou Anulações De Valores (Ajuste SINIEF 05/2005) (Decreto 28.868/2006)
5	400	Saídas De Mercadorias Sujeitas Ao Regime De Substituição Tributária
5	500	Remessas Para Formação De Lote E Com Fim Específico De Exportação E Eventuais Devoluções (Ajuste SINIEF 09/2005)
5	550	Operações Com Bens De Ativo Imobilizado E Materiais Para Uso Ou Consumo
5	650	Saídas De Combustíveis, Derivados Ou Não De Petróleo E Lubrificantes
5	900	Outras Saídas De Mercadorias Ou Prestações De Serviços
6	200	Devoluções De Compras Para Industrialização, Comercialização Ou Anulações De Valores
6	400	Saídas De Mercadorias Sujeitas Ao Regime De Substituição Tributária
6	500	Remessas Com Fim Específico De Exportação E Eventuais Devoluções
6	550	Operações Com Bens De Ativo Imobilizado E Materiais Para Uso Ou Consumo
6	650	Saídas De Combustíveis, Derivados Ou Não De Petróleo E Lubrificante
6	900	Outras Saídas De Mercadorias Ou Prestações De Serviços
7	200	Devoluções De Compras Para Industrialização, Comercialização Ou Anulações De Valores
7	550	Operações Com Bens De Ativo Imobilizado E Materiais Para Uso Ou Consumo

Etapa 3: Identificar o CFOP (Código Fiscal da Operação e/ou Prestação de Serviço)

Após identificar o Tipo e Categoria localize o CFOP.

Ele deve ser adequado para a operação de devolução que você deseja.

Para a identificação do CFOP será necessário consultar a tabela de códigos fiscais.

Disponibilizamos a seguir a tabela com todos os CFOPs relacionados às devoluções:

Para dar sequência ao exemplo, veja abaixo uma parte resumida da tabela de códigos fiscais de devolução:

Tipo	Categoria	CFOP	Descrição Resumida do CFOP	Aplicação
1 Entrada e/ou Aquisições de Serviços do Estado	200 Devoluções De Vendas De Produção Do Estabelecimento, De Produtos De Terceiros Ou Anulações De Valores	1.201	1.201 – Devolução de venda de produção do estabelecimento	Devolução de venda de produto industrializado ou produzido pelo estabelecimento, cuja saída tenha sido classificada como “Venda de produção do estabelecimento”. (Ajuste SINIEF 05/2005) (Decreto 28.868/2006) (DECRETO Nº 28.868, DE 31/01/2006-– Efeitos a partir de 01/01/2006, ficando facultada ao contribuinte a sua adoção para fatos geradores ocorridos no período de 01 de novembro a 31 de dezembro de 2005).
		1.202	1.202 – Devolução de venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros	Classificam-se neste código as devoluções de vendas de mercadorias adquiridas ou recebidas de terceiros, que não tenham sido objeto de industrialização no estabelecimento, cujas saídas tenham sido classificadas como Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros.
	400 Entradas De Mercadorias Sujeitas Ao Regime De Substituição Tributária	1.410	1.410 – Devolução de venda de mercadoria, de produção do estabelecimento, sujeita a ST	Devolução de produto industrializado ou produzido pelo estabelecimento, cuja saída tenha sido classificada como “Venda de mercadoria de produção do estabelecimento sujeita ao regime de substituição tributária”. (Ajuste SINIEF 05/2005) (DECRETO Nº 28.868, DE 31/01/2006-– Efeitos a partir de 01/01/2006, ficando facultada ao contribuinte a sua adoção para fatos geradores ocorridos no período de 01 de novembro a 31 de dezembro de 2005).
		1.411	1.411 – Devolução de venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros em operação com mercadoria sujeita a ST	Classificam-se neste código as devoluções de vendas de mercadorias adquiridas ou recebidas de terceiros, cujas saídas tenham sido classificadas como Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária.
2 Entrada e/ou Aquisições de Serviços de Outros Estados	200 Devoluções De Vendas De Produção Do Estabelecimento Ou De Terceiros Ou Anulações De Valores	2.201	2.201 – Devolução de venda de produção do estabelecimento	Devolução de venda de produto industrializado ou produzido pelo estabelecimento, cuja saída tenha sido classificada no código “6.101 – Venda de produção do estabelecimento”. (Ajuste SINIEF 05/2005) (Dec. 28.868/2006 – Efeitos a partir de 01/01/2006, ficando facultada ao contribuinte a sua adoção para fatos geradores ocorridos no período de 01 de novembro a 31 de dezembro de 2005)
2 Entrada e/ou Aquisições de Serviços de Outros Estados		2.202	2.202 – Devolução de venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros	Devolução de vendas de mercadoria, adquirida ou recebida de terceiro, que não tenham sido objeto de industrialização no estabelecimento, cuja saída tenha sido classificada como Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros.
5Saídas ou Prestações de Serviços para o Estado	200Devoluções De Compras Para Industrialização, Produção Rural, Comercialização Ou Anulações De Valores (Ajuste SINIEF 05/2005) (Decreto 28.868/2006)	5.201	5.201 – Devolução de compra p/ industrialização ou produção rural	Devolução de mercadoria adquirida para ser utilizada em processo de industrialização ou produção rural, cuja entrada tenha sido classificada como “1.101 – Compra para industrialização ou produção rural”.(Ajuste SINIEF 05/2005) (Dec.28.868/2006 – Efeitos a partir de 01/01/2006, ficando facultada ao contribuinte a sua adoção para fatos geradores ocorridos no período de 01 de novembro a 31 de dezembro de 2005)
5Saídas ou Prestações de Serviços para o Estado		5.202	5.202 – Devolução de compra p/ comercialização	Classificam-se neste código as devoluções de mercadorias adquiridas para serem comercializadas, cujas entradas tenham sido classificadas como Compra para comercialização.
6 Saídas ou Prestações de Serviços para Outros Estados	200 Devoluções De Compras Para Industrialização, Comercialização Ou Anulações De Valores	6.201	6.201 – Devolução de compra p/ industrialização ou produção rural	Devolução de mercadoria adquirida para ser utilizada em processo de industrialização ou produção rural, cuja entrada tenha sido classificada como “1.101 – Compra para industrialização ou produção rural”. (Ajuste SINIEF 05/2005) (Dec.28.868/2006 – Efeitos a partir de 01/01/2006, ficando facultada ao contribuinte a sua adoção para fatos geradores ocorridos no período de 01 de novembro a 31 de dezembro de 2005)
6 Saídas ou Prestações de Serviços para Outros Estados		6.202	6.202 – Devolução de compra p/ comercialização	Classificam-se neste código as devoluções de mercadorias adquiridas para serem comercializadas, cujas entradas tenham sido classificadas como Compra para comercialização.

Seguindo o processo de identificação do CFOP observamos a nota fiscal de origem:

Digamos que seja necessário emitir uma nota de devolução para esse caso.

Observe o CFOP utilizado nesta venda:

5403: Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária, na condição de contribuinte substituto.

Mesmo não sabendo que ele é um CFOP que está sujeito ao regime de substituição tributária, podemos deduzir isso pelo raciocínio a seguir.

Veja o primeiro dígito: “5”.

Observe o segundo dígito: “4”.

O primeiro dígito nos indica o Tipo. E o seguindo dígito nos indica a Categoria.

O tipo “5” indica uma saída para o estado.

A categoria “400” indica que o CFOP está dentro do regime de substituição tributária.

Com essa informação, basta seguir o fluxograma original para identificar o Tipo do nosso CFOP de devolução:

Preciso emitir uma nota fiscal de devolução. Que tipo de devolução preciso fazer? Devolução de vendas

Para onde essa venda foi feita? Baseado no CFOP da venda, que é do Tipo “5”, a venda foi feita dentro do estado.

Neste caso, o CFOP de devolução deverá iniciar com “1”.

Agora vamos à categoria:

A categoria deve seguir o CFOP de venda. Neste caso, a categoria “400” do tipo “1”: Entradas De Mercadorias Sujeitas Ao Regime De Substituição Tributária

Achando a relação entre o Tipo “1” e a Categoria “400” na tabela, chegaremos a dois possíveis códigos fiscais:

1410: Devolução de venda de mercadoria, de produção do estabelecimento, sujeita a ST

1411: Devolução de venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros em operação com mercadoria sujeita a ST

Veja, agora, a descrição do CFOP de venda:

5403: Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária, na condição de contribuinte substituto.

Compare com a descrição dos possíveis códigos fiscais de devolução. Qual deles é o mais apropriado?
Resposta: 1411.

Basta observar o CFOP de venda e compará-lo com o CFOP de devolução.

Por vezes as descrições geram um pouco de confusão, no entanto, a mecânica de identificação do CFOP de devolução será sempre essa.

Em caso de dúvidas, lembre-se sempre de confirmar com sua assessorial contábil antes de prosseguir.

2. CST, CSOSN e alíquotas de impostos

Cada CFOP utilizado, independentemente do documento fiscal que tiver que ser emitido, sempre terá um código de CST (para empresas de modalidade Geral), ou um código de CSOSN (para empresas optantes pelo Simples Nacional).

É possível visualizar as tabelas com os códigos de CST e COSN neste material: ICMS – Imposto sobre circulação de mercadorias.

No que tange a emissão de notas fiscais de devolução, os códigos de CST, CSOSN e alíquotas (de qualquer imposto) serão usados conforme as notas originais.

Não há necessidade de buscar nas legislações estaduais quais alíquotas de impostos serão usadas.

Os valores de impostos são replicados na nota fiscal de devolução, tais quais estiverem calculados na nota de origem.

A imagem acima mostra os produtos de uma nota fiscal de venda.

A coluna CST indica o código “070”.

Este código nos leva a saber que a operação de venda é com redução na base de cálculo do ICMS e sujeita ao regime da substituição tributária.

A coluna da alíquota de ICMS mostra o percentual de 12%.

Ao emitir uma nota de devolução, você deverá utilizar o mesmo código de CST da nota fiscal de origem: “070”.

Além disso, use a alíquota de 12% de ICMS.

3. Devolução total ou devolução parcial?

A regra geral para uma devolução é sempre transcrever os dados da nota de origem (seja ela uma compra ou uma venda), em uma nota fiscal de devolução.

E nesta nota fiscal de devolução informar o CFOP específico para aquela devolução (conforme o item 1. Dificuldade de identificar o CFOP).

Os valores da nota de devolução serão iguais ou proporcionais à nota de origem.

Como saber se os valores devem ser iguais ou proporcionais?

Pergunte-se:

Estou devolvendo tudo ou somente parte dos produtos ou serviços que comprei?

Estou recebendo em devolução tudo ou somente uma parte dos produtos ou serviços que vendi?

Se todos os produtos ou serviços estiverem sendo devolvidos então será uma devolução total.

Consequentemente, os valores da nota de devolução deverão ser iguais aos da nota de origem.

Se apenas uma parte dos produtos ou serviços estiverem sendo devolvidos, então será uma devolução parcial.

E, neste caso, os valores precisarão ser proporcionais aos da nota de origem.

Veja este exemplo:

Nota de origem			Devolução total = Valores iguais			Devolução parcial = Valores proporcionais
Nota de origem			Nota de devolução			Nota de devolução
Quantidade	Unitário	Total	Quantidade	Unitário	Total	Quantidade	Unitário	Total
15,6 kg	24,50	382,20	15,6 kg	24,50	382,20	10 kg	24,50	245,00

Ao devolver um produto totalmente será devolvida toda a quantidade, no mesmo valor unitário da nota de origem.

Ao devolver um produto parcialmente (no exemplo, apenas 10 kg de um total de 15,6 kg) será devolvida a quantidade parcial, usando-se o mesmo valor unitário da nota de origem.

O valor total da nota de devolução será, por consequência, um valor parcial (proporcional).

Este mesmo exemplo vale para os valores de impostos que a nota fiscal de origem tiver:

	Nota fiscal de origem	Devolução total	Devolução parcial de 10 unidades
Quantidade	15,6	15,6	10
Valor unitário	24,50	24,50	24,50
Valor total dos produtos	382,20	382,20	245,00
Base de cálculo do ICMS	222,95	222,95	142,92
Valor do ICMS	26,75	26,75	17,15
Base de cálculo do ICMS por Substituição Tributária	289,84	289,84	185,79
Valor do ICMS por Substituição Tributária	8,03	8,03	5,15
Valor total da nota	390,23	390,23	250,15

O cálculo do valor parcial é uma regra de 3 onde: divide-se o valor total pela quantidade total e multiplica-se pela quantidade a ser devolvida.

Veja o exemplo do cálculo parcial da Base de Cálculo do ICMS por Substituição Tributária:

4. IPI, PIS, COFINS e Outros valores

Reforçando: todos os valores da nota de origem devem ser replicados na nota fiscal de devolução, sejam os valores totais ou parciais.

No item 2 explicamos que os valores do ICMS e Substituição Tributária devem ser transcritos para a nota de devolução.

A mesma regra vale para qualquer outro imposto e valor que estiver registrado na nota fiscal de origem:

Observe que uma NF-e, além do ICMS, tem frete, seguro, desconto, outras despesas acessórias e o valor do IPI.

Estes valores também devem ser inclusos na nota de devolução.

Quando houver PIS e COFINS na nota fiscal de origem, estes não vão aparecer no DANFE. Eles estão presentes apenas no arquivo XML:

Este é um dos pontos mais complexos.

Se você não dispõe de um sistema automatizado para gerar a sua nota fiscal de devolução, será necessário identificar esses dados no XML, o que torna o processo um pouco mais trabalhoso.

5. E precisa fazer todos esses cálculos e controles?

Sim. Precisa fazer todos os cálculos e controles. Eles podem ser feitos manualmente, ou pelo sistema de gestão.

Estes processos normalmente estão inseridos no sistema emissor de notas fiscais ou ERP, de forma que o sistema gera a nota de devolução automaticamente.

O sistema de gestão Linko Comercial dispõe de duas funções para emissão de notas de devolução: Notas de devolução de compras e Notas de devolução de vendas

5.1 Notas de devolução de compras

Quando você tem uma nota fiscal de compra lançada no Linko Comercial, ao selecioná-la a tela a seguir é apresentada:

Além dos dados gerais da nota e dados de transporte, que são informações obrigatórias na emissão de uma NF-e, você precisa apenas informar a quantidade a ser devolvida.

Se você informar a quantidade total, uma devolução total é gerada pelo sistema.

Se você informar parte da quantidade original, uma devolução parcial é gerada, com os valores proporcionais calculados.

5.2 Notas de devolução de vendas

No caso de uma devolução de vendas, o processo fica mais simples ainda.

Base selecionar a nota fiscal que você deseja devolver, informar as quantidades a serem devolvidas e o processo será realizado de forma automática pelo Linko Comercial: