18 dicas que facilitam a vida na hora de emitir uma nota fiscal

Dicas objetivas para transformar a ação de emitir notas fiscais em algo leve e eficiente. 😉

 

Primeira coisa: a empresa está faturando!!

Por mais chato que possa parecer, a emissão de uma nota fiscal geralmente é uma coisa muito boa! A empresa está faturando!

Pode significar que temos clientes que acreditam em nosso produto ou serviço e que, graças a eles, conseguiremos obter os resultados financeiros necessários para sobreviver e evoluir!

As dicas a seguir têm o objetivo de transformar essa ação de emitir notas fiscais em algo mais leve e eficiente:

1. Seja detalhista ao cadastrar produtos e clientes

Eles são os itens mais importantes a serem observados antes de emitir suas notas fiscais. Bem preenchidos possibilitarão um ganho extra de tempo evitando retrabalhos e paradas desnecessárias.

2. O cadastro de clientes tem algumas informações importantes

Razão social, endereço completo e CPF ou CNPJ são dados obrigatórios. A inscrição estadual também, mas apenas para aqueles clientes que possuem. Sem essas informações você não conseguirá transmitir a nota fiscal.

3. O cadastro de produtos também tem algumas informações importantes

São elas: NCM (Entenda definitivamente a NCM), código de barras (quando tiver), descrição, unidade, origem(nacional, importado…), preço e tipo de item (produto de revenda, material de uso e consumo, matéria-prima, …).

4. Classifique corretamente seus produtos

Se você classificar um produto de forma errada, dificilmente seu software saberá disso. Já o fisco saberá facilmente. Além disso, você poderá pagar tributos a mais ou a menos, ser notificado e até mesmo multado.

5. Automatize ao máximo a sua emissão de notas fiscais de venda

Esse é o tipo mais comum. Corresponde, normalmente, ao maior volume de notas fiscais emitidas pela empresa.

6. Evite cálculos manuais

Seu ERP deve ser capaz de apurar todos os valores dos produtos ou serviços que você estiver faturando, bem como calcular os impostos que constarão no DANFE e os que figurarão apenas no XML.

7. Nota de devolução é simples!

Independentemente de ser de compra ou venda é mais fácil de todas: observe que as informações da nota fiscal devem ser idênticas àquelas que estão na nota original. A única diferença é o CFOP (Qual CFOP usar?) que será de devolução.

8. Devolução parcial, valores parciais

Se uma devolução não for total (devolver apenas parte daquilo que comprou ou vendeu), os valores deverão ser proporcionais.

9. Nota de devolução e nota de ajuste são duas coisas diferentes

E exigem CFOPs diferente.

10. Notas de retorno de beneficiamento são para prestadores de serviço

Ocorrem para os tipos de empresas que trabalham com prestação de serviço Exemplos: atelieres de calçado, indústrias que produzem componentes que integrarão um produto como móveis, peças de máquinas, corte a laser, entre outros.

11. É possível retornar beneficiamento e cobrar na mesma nota.

O mesmo documento fiscal pode conter o retorno de beneficiamento e a cobrança da prestação de serviço realizado. Não é necessário emitir duas notas fiscais.

12. Quando o prazo máximo de cancelamento acaba

E você precisava cancelar uma nota mas não conseguiu fazer isso dentro dos 7 dias disponíveis, você tem o recurso de emitir uma nota fiscal de estorno ou ajuste.

13. Uma nota de estorno ou ajuste não cancelará a nota original emitida

Contudo lhe possibilitará reaver o imposto que, porventura, tenha sido pago na nota original.

14. Quando a transmissão falha, basta sincronizar novamente

Às vezes, durante a transmissão de uma nota fiscal, podem ocorrer falhas de Internet, rede, luz, entre outros. Para esses casos, o ERP pode ter um processo para realizar uma sincronização dos dados, retomando a transmissão da nota fiscal a partir do ponto onde havia parado.

15. Evite digitar a nota manualmente

Geralmente isso pode levar a erros. No entanto, se você tiver essa necessidade, elabore modelos de notas fiscais que são comuns ao seu dia a dia e anote observações sobre cada cálculo de imposto que deve ser feito, bem como, todos os detalhes inerentes a cada tipo de nota fiscal.

16. Nem toda nota fiscal que você emite tem tributação

Casos de transporte de mercadorias ou bens, por exemplo, deve estar acompanhado de uma nota fiscal, mas não significa que gerará tributação.

17. Há produtos que têm subsídios fiscais

Esses subsídios estão ligados ao desenvolvimento econômico que a redução do imposto pode trazer para um determinado setor. Exemplo: produtos agrícolas, que uma vez vendidos, fomentarão a produção, e consequentemente beneficiar a cadeia produtiva como um todo.

18. A maioria das movimentações são feitas através de notas fiscais

Entradas e saídas de produtos, matérias-primas, insumos e serviços, quase na sua totalidade, são feitas através de notas fiscais. Outras opções de movimentação são as ordens de produção na indústria, por exemplo.

 




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