Como cancelar uma nota fiscal eletrônica

Qual nota pode ser cancelada, como cancelar e se é possível cancelar nota com mercadoria em trânsito são dúvidas para quem precisa cancelar uma nota fiscal. Preparamos este post para ajudar sobre o assunto e resolver essas dúvidas.  :-) 

 

Qual nota fiscal pode ser cancelada?

Antes de cancelar uma nota fiscal eletrônica é importante que você tenha em mente algumas coisas:

1. Uma NF-e somente pode ser cancelada se não houve a circulação da mercadoria. Ou seja, se os produtos ou materiais que estão discriminados na nota fiscal não saíram fisicamente da sua empresa. A nota fiscal foi apenas transmitida à SEFAZ do seu Estado, mas não houve trânsito de mercadorias na rua.

2. Observe há quanto tempo a nota fiscal já foi transmitida. Você tem um prazo de 168 horas para cancelar uma nota fiscal. Fique atento para isso. 168 Horas equivalem a sete dias corridos. Mas se você transmitiu a nota fiscal às 8 horas da manhã do dia 2, por exemplo, terá até as 8 horas da manhã do dia 9 para efetuar o cancelamento. Às 8 horas e 1 minuto o cancelamento já não poderá ser feito. Por isso: 168 horas de prazo.

Bom, partindo do princípio que não houve trânsito de mercadorias e a nota foi transmitida há menos de 168 horas, então você poderá realizar o cancelamento. :-)

 

Como cancelar uma nota?

O ato de cancelamento geralmente é realizado por uma opção Anular/Cancelar dentro do mesmo sistema utilizado para a transmissão da nota. Basta selecionar a nota em questão em dar o comando de cancelamento. Esta é uma função básica de todo o sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas.

Você precisará utilizar o certificado digital usado na transmissão da nota e informar o motivo de cancelamento. O motivo precisa ter pelo menos 15 caracteres. Ao informar o motivo, seu sistema de gestão fará o acesso ao site da SEFAZ, solicitará o cancelamento e, se houver autorização de cancelamento por parte da SEFAZ, a nota fiscal estará cancelada.

 

Como cancelar uma nota quando houve trânsito da mercadoria?

Quando houver trânsito de mercadorias, mas a operação que foi realizada naquela nota precisar ser cancelada, você deverá emitir uma nota fiscal de devolução de mercadorias: mesmo que ainda esteja dentro do prazo legal de 168 horas. Não importa se você percebeu que precisa cancelar a nota no dia seguinte. Quando houver trânsito de mercadorias, deve-se emitir uma nota fiscal de devolução.

 

Como cancelar uma nota que está fora do prazo de cancelamento?

Nos casos em que não houve trânsito de mercadorias, mas a nota fiscal está fora do prazo legal de 168 horas para o cancelamento, você poderá emitir uma nota fiscal de estorno ou de ajuste. Um estorno é uma operação inversa à operação original. Ela vai zerar a conta, fazendo o processo contrário da nota original.

Tanto a nota fiscal de devolução, quanto a nota fiscal de ajuste, são amparadas pela Lei. Ou seja, não há problema nenhum em emiti-las.

 

Toda vez que você constatar um problema em relação à emissão de uma NF-e, é muito importante realizar o cancelamento, a devolução ou o estorno. Fazendo isso, você está automaticamente anulando o imposto que pagaria pela emissão da nota fiscal original.

Além de se ressarcir do imposto, você precisa observar também que em qualquer uma das três situações é preciso verificar a situação de cobrança. Eventuais boletos podem ter sido emitidos contra o cliente. E estes boletos precisam ser cancelados no banco para que não haja o risco de protestar seu cliente por uma cobrança indevida.

 

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