Cancelar nota fiscal eletrônica (NF-e) corretamente

Por Cristiano Reis | Faturamento

Cancelar nota fiscal: qual nota pode ser cancelada, como cancelar e se é possível cancelar nota fiscal com mercadoria em trânsito são dúvidas de quem precisa cancelar uma NF-e.

Qualquer nota fiscal pode ser cancelada?

Antes de cancelar Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é importante que você tenha em mente algumas coisas:

Houve circulação da mercadoria?

O ato de cancelar nota fiscal somente é possível se não houve a circulação da mercadoria. Ou seja, se os produtos ou materiais que estão discriminados na nota fiscal não saíram fisicamente da sua empresa.

Neste caso, a nota fiscal foi apenas transmitida à SEFAZ do seu Estado, mas não houve trânsito de mercadorias na rua.

Está dentro do prazo para cancelamento?

Observe há quanto tempo a nota fiscal já foi transmitida. Cada estado do país possui uma definição específica de prazo para o cancelamento.

Você pode verificar a tabela com todos os prazos por estado no capítulo “Condições e prazos para cancelar nota fiscal” neste outro material que também fala sobre cancelamento de notas: Cancelar nota fiscal: passo a passo

Como cancelar uma nota?

O ato de cancelamento geralmente é realizado por uma opção Cancelar dentro do mesmo sistema utilizado para a transmissão da nota.

Basta selecionar a nota em questão e dar o comando de cancelamento.

Esta é uma função básica de todo o sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas.

Você precisará utilizar o certificado digital usado na transmissão da nota e informar o motivo de cancelamento. O motivo precisa ter pelo menos 15 caracteres.

Ao informar o motivo, seu sistema de gestão fará o acesso ao site da SEFAZ, solicitará o cancelamento e, se houver autorização de cancelamento por parte da SEFAZ, a nota fiscal estará cancelada.

Como cancelar uma nota quando houve trânsito da mercadoria?

Caso precise cancelar uma NF-e cuja mercadoria transitou, você deverá emitir uma nota fiscal de devolução de mercadorias: mesmo que ainda esteja dentro do prazo legal.

Não importa se você percebeu que precisa cancelar a nota no dia seguinte. Quando houver trânsito de mercadorias, deve-se emitir uma nota fiscal de devolução.

Neste link a seguir você encontra um manual completo sobre Nota Fiscal de Devolução: MANUAL: nota fiscal de devolução

Como cancelar uma nota que está fora do prazo de cancelamento?

Nos casos em que não houve trânsito de mercadorias, mas a nota fiscal está fora do prazo legal para o cancelamento, você poderá emitir uma nota fiscal de estorno ou de ajuste.

Um estorno é uma operação inversa à operação original. Ela vai zerar a conta, fazendo o processo contrário da nota original.

Tanto a nota fiscal de devolução, quanto a nota fiscal de ajuste, são amparadas pela Lei. Ou seja, não há problema nenhum em emiti-las.

Toda vez que você constatar um problema em relação a emissão de uma NF-e, é muito importante realizar o cancelamento, a devolução ou o estorno.

Fazendo isso, você está automaticamente anulando o imposto que pagaria pela emissão da nota fiscal original.

Além de se ressarcir do imposto é importante verificar a situação financeira.

Eventuais boletos podem ter sido emitidos contra o cliente.

Estes boletos precisam ser cancelados no banco, para que não haja o risco de protesto referente a uma cobrança indevida.

A seguir, um infográfico com a diferentes possibilidades: