SPED Fiscal

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SPED Fiscal, entenda tudo sobre ele: a origem, os benefícios, a abrangência de sua atuação, como ele funciona e uma perspectiva do cenário futuro.

 

Breve histórico do SPED

Antes de falarmos do SPED Fiscal vamos entender o que é SPED:

SPED significa Sistema Público de Escrituração Digital. Ele foi instituído pelo Decreto número 6.022, de 22/01/2007.

O projeto consistiu (na época) em uma modernização de todo o sistema de cumprimento das obrigações acessórias exigidas pelo fisco aos contribuintes.

Antes, toda a escrituração fiscal era feita através de livros e relatórios que precisavam ser entregues e autenticados junto ao fisco.

O projeto SPED permite que todas as informações fiscais sejam transmitidas através de um arquivo eletrônico assinado digitalmente, com o uso de um certificado digital.

Três grandes projetos deram início ao SPED:

  • ECD (Escrituração Contábil Digital)
  • EFD (Escrituração Fiscal Digital)
  • NF-e (Nota Fiscal Eletrônica, no Ambiente Nacional).

O SPED visa a integração entre todas as esferas de governo: municipal, estadual e federal.

 

Benefícios

Em se tratando do uso de papel e espaço físico o SPED beneficia as empresas, pois como todas as informações são transmitidas eletronicamente, ele dispensa o armazenamento de documentos em papel. Tanto de notas fiscais, quanto dos livros fiscais.

Do lado do fisco está sendo possível a implementação de um sistema mais inteligente, onde não há mais tanta necessidade da presença de auditores fiscais nas instalações dos contribuintes.

A informação, como um todo, fica bem mais qualificada e permite ao fisco o cruzamento das informações de emitentes e destinatários dos documentos fiscais.

 

Premissas

O SPED vem a propiciar um melhor ambiente de negócios entre as empresas do país.

Um documento oficial do SPED será sempre eletrônico, e terá validade jurídica entre as partes envolvidas, para qualquer finalidade.

O certificado digital estará presente em todas as instâncias.

A legislação comercial e fiscal está toda engajada na figura jurídica da Escrituração Digital e dos documentos fiscais eletrônicos.

O contribuinte passa a ser responsável pela guarda dos documentos eletrônicos e não mais de documentos físicos. E isso leva a uma redução de custos para o contribuinte.

O Fisco passa a não interferir no ambiente físico do contribuinte.

Tanto o fisco quanto a iniciativa privada passam a disponibilizar aplicativos para emissão e transmissão da escrituração digital e documentos eletrônicos.

 

Universo de atuação do SPED

O SPED tem seu foco em documentos eletrônicos. Atualmente, quando vemos um documento em papel este é apenas uma representação. Uma imagem das informações que vêm de algum meio eletrônico.

Por ser um projeto bastante amplo, que precisa atingir todas as esferas governamentais, ele foi dividido em módulos.

Cada um destes módulos visa atender segmentos específicos, nos mais variados ramos de atividade. No entanto, alguns dos módulos são usados em qualquer atividade, variando a informação que é gerada.

Estes são os módulos do SPED:

Central de balanços

A central de balanços reúne demonstrações contábeis de empresas em um único local.

Entidades de qualquer porte podem participar.

Uma vez que a empresa disponibiliza seus dados na Central de Balanços, eles ficam abertos para consulta de qualquer parte interessada e não há custos para verificar.

Os grandes objetivos são: ter um local único para divulgação de resultados, onde instituições financeiras podem fazer análises de crédito antes de liberar financiamentos, facilidade de acesso na participação de licitações, transparência e integridade das informações.

CT-e

CT-e = Conhecimento de Transporte Eletrônico

É o documento fiscal utilizado pelas empresas de transportes.

Ele é usado tanto no transporte rodoviário, quanto no aquaviário, aéreo e ferroviário.

ECD

ECD = Escrituração Contábil Digital

Esse módulo envolve as obrigações de transmitir digitalmente o livro diário, livro razão e balancetes contábeis.

ECF

ECF = Escrituração Contábil Fiscal

Esta escrituração veio a substituir a DIPJ (Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica)

EFD Contribuições

EFD Contribuições = Escrituração Fiscal Digital de Contribuições

Trata-se de um arquivo digital para escriturar as contribuições de PIS/Pasep e COFINS, quando a empresa estiver inserida no regime geral, com apurações cumulativas e não-cumulativas.

Além disso, essa escrituração envolve também a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta das empresas.

EFD ICMS IPI

EFD ICMS IPI = Escrituração Fiscal Digital de ICMS e IPI

Este é o arquivo digital onde as empresas escrituram todos dos documentos fiscais de entradas e saídas e que envolvem o ICMS e IPI.

EFD-Reinf

EFD-Reinf = Escrituração Fiscal Digital de Retenções e outras Informações

Esta escrituração é usada para pessoas físicas e jurídicas e visa complementar informações do eSocial.

Tem por objetivo escriturar os rendimentos pagos e retenções de imposto de renda, a contribuição social do contribuinte (exceto relacionadas ao trabalho) e informações da receita bruta para apuração de contribuições previdenciárias substituídas.

e-Financeira

A e-Financeira trata de um conjunto de arquivos digitais referentes a cadastro, abertura e fechamento de operações financeiras.

eSocial

eSocial = Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas

Este sistema permite aos empregadores comunicarem o governo, em um único local, as informações relativas aos trabalhadores.

MDF-e

MDF-e = Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais

É o documento emitido para vincular os documentos fiscais transportados em cada unidade de carga (caminhão, avião, navio…).

O documento vincula as notas fiscais com os conhecimentos de transporte, por exemplo. Além disso, contém informação sobre os condutores do veículo, dentre outras informações.

NFC-e

NFC-e = Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica

O objetivo da NFC-e é documentar as operações comerciais de venda presencial ou venda para entrega em domicílio a consumidor final (pessoa física ou jurídica) em operação interna e sem geração de crédito de ICMS ao adquirente.

NF-e

NF-e = Nota Fiscal Eletrônica

A NF-e é a nota fiscal propriamente dita, que envolve todas as operações de entrada e saída das empresas.

Engloba não só as compras e vendas, mas como qualquer movimentação de materiais e produtos que estiverem envolvidos nas operações.

NFS-e

NFS-e = Nota Fiscal de Serviço Eletrônica

O projeto da NFS-e ainda está em fase de desenvolvimento, não tendo um ambiente nacional.

É o documento fiscal que deve ser emitido quando ocorrer a prestação de serviços, e trata do relacionamento entre os prestadores de serviços e prefeituras.

 

SPED Fiscal

Como vimos no tópico anterior, o projeto SPED é bastante amplo, envolvendo todos os setores da economia.

Vamos falar agora, mais especificamente sobre o SPED Fiscal que, em nossa tabela acima, refere-se ao módulo “EFD ICMS IPI” do SPED.

Todos os documentos fiscais dos contribuintes são escriturados neste arquivo digital. O arquivo contém informações de documentos emitidos aos municípios, estados e união.

O arquivo deve ser transmitido à Receita Federal do Brasil em intervalos mensais, sempre no dia 20 do mês subsequente ao período de apuração.

Por exemplo: os documentos fiscais relativos ao mês de fevereiro/2020, devem estar escriturados e serem enviados até o dia 20 de março de 2020.

Atualmente não há como uma empresa emitir seus documentos fiscais sem a utilização de um sistema automatizado para tal. Essa é uma das premissas do projeto SPED.

Sendo assim, com a troca de informações eletrônicas entre as empresas, os documentos vão sendo lançados em um sistema e, com base nestes lançamentos, deve ser gerado um arquivo.

Normalmente, o próprio sistema de ERP que a empresa utiliza para emitir e lançar os documentos fiscais já faz a geração do arquivo digital do SPED.

Em alguns casos, as assessorias contábeis das empresas coletam as informações dos documentos fiscais diretamente nos arquivos XML e, através dos seus sistemas internos, realizam a geração do arquivo eletrônico do SPED.

O arquivo tem um formato padronizado. Ele é dividido em blocos e registros. E cada um destes blocos contém informações específicas:

Bloco 0

Abertura do arquivo, identificação e referências

Bloco B

Escrituração e apuração do ISS (Imposto Sobre Serviços)

Bloco C

Parte I dos documentos fiscais: mercadorias, no que envolver ICMS e IPI

Bloco D

Parte II dos documentos fiscais: serviços, no que envolver ICMS

Bloco E

Apuração do ICMS

Blogo G

Controle de crédito de ICMS do Ativo Permanente (CIAP)

Bloco H

Inventário físico de estoque

Bloco K

Controle de produção e do estoque

Bloco 1

Outras informações

Bloco 9

Controle e encerramento do arquivo

Cada um destes blocos é dividido em registros. Temos, por exemplo, o Bloco “K” que irá conter os registros K100, K200, K280, entre outros.

A maioria dos blocos já existe desde o início da concepção do SPED. Mas alguns blocos (como o “B”) são recentes.

Com o passar do tempo e o incremento dos sistemas e da própria legislação, novas informações vão sendo inclusas no processo.

Existem dois blocos que envolvem estoque: Bloco “H” e Bloco “K”.

O Bloco “H” se refere ao inventário físico de estoque.

Já o Bloco “K”, é mais abrangente e visa informar dados de movimentação interna de matérias-primas na produção, bem como, produtos acabados e em processos de produção, estoques em poder de terceiros e produtos produzidos por empresas terceirizadas.

Recentemente algumas empresas foram liberadas de escriturar várias informações dentro do Bloco “K”.

Como ele é bastante exigente em termos de informações a serem escrituradas e envolve muitos outros controles, muitos pequenos negócios têm dificuldade de implementar. Por isso, a Receita Federal divulgou novos prazos para a entrega do Bloco “K” de forma completa.

As empresas que precisam entregar este Bloco necessitam realizar a escrituração dos registros K200 e K280 (que se referem ao estoque de produtos prontos, produtos para revenda, matérias-primas e insumos).

A transmissão do arquivo eletrônico do SPED é feita através de um software chamado “Programa Validador do SPED” ou “PVA”.

Conforme a legislação vai avançando, o SPED vai sofrendo mudanças.

E todas essas mudanças de regras são implementadas dentro do PVA. Portanto, é importante que se utilize o PVA sempre na versão mais recente liberada pela RFB.

Depois dos dados estarem devidamente conferidos e validados, deve-se gerar o arquivo final de entrega, assiná-lo (com uso do certificado digital da empresa) e realizar a transmissão do mesmo.

A Receita Federal, de posse desse arquivo, tratará as informações e fará as devidas validações.

Uma vez enviado o arquivo, caso a empresa ou assessoria fiscal constate algum erro nas informações, é possível retificar o arquivo.

A retificação é feita através da geração de outro arquivo, com todas as informações do período e com as devidas correções.

O processo de envio da retificação é o mesmo do envio normal: a partir do PVA gera-se o arquivo de entrega, assina-se e transmite.

Os débitos e créditos de ICMS e IPI são apurados no SPED e levam a empresa para a emissão das guias de pagamentos de seus impostos.

Com o cruzamento de informações entre emitentes dos documentos e os destinatários tem-se um panorama geral de todo o ciclo de um produto. Desde quando ele saiu da indústria até a sua efetiva venda ao consumidor final, ou uso do mesmo em processos produtivos.

 

O que esperar?

O cenário atual e o que se desponta a cada dia mostra que mais e mais controles estão por vir.

O termo “SPED” tem gerado muitas dores nas empresas e contabilidades por todo o país.

As dores ficam por conta das dificuldades de adaptação, do maior controle e atenção que as pessoas precisam ter ao emitir seus documentos, na observância das informações que são lançadas em notas fiscais, dentre tantas outras.

Diariamente temos mudanças de legislação, que levam a mudanças em sistemas, que levam a mudanças em processos, que levam as pessoas a mudarem alguns aspectos da condução dos seus negócios.

O SPED exige que as empresas mudem. Objetivando que mudem para melhor.

Uma vez que os processos estejam bem amarrados nas empresas, a tendência é que o administrador possa preocupar-se com outras atividades que vão envolver crescimento e melhores práticas administrativas.

 




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