Estoque: os principais erros de quem controla

Por Cristiano Reis | Estoque

Estoque: elencamos os principais erros que acontecem ao controlar o estoque.

Controlar o estoque físico das mercadorias é uma necessidade e, em muitos casos, até parece simples.

Mas, ao iniciar um controle de estoque, por vezes ficamos sem saber porque o estoque físico tem uma quantidade e nosso sistema de gestão tem outra.

Diante disso, a primeira coisa a ser feita é olhar o problema e entender quais são os produtos que apresentaram distorções.

Sabemos que a quantidade em estoque é sempre resultado das entradas e saídas. Isto é, das movimentações que acontecem com as mercadorias ao longo de um período.

Nessas movimentações, muitos erros podem acontecer. Listamos aqui os principais deles:

Tentar encontrar um problema em um período muito grande

É muito difícil encontrar um erro de estoque quando se analisa um período muito extenso.

O resultado disso é perder-se num emaranhado de dados.

Para achar um caminho certo, deve-se voltar ao último ponto onde não estava perdido. Dali em diante traçar a nova rota, identificando onde o erro pode ter sido cometido.

Dividir para conquistar é a melhor alternativa.

Assim pode-se olhar de forma minuciosa cada entrada e cada saída.

É comum as empresas terem que apresentar seus estoques a cada mês.

Por causa disso, uma boa prática é ter os inventários de estoque fechados uma vez a cada mês.

Fazendo isso, o início do mês é o ponto de partida para uma conferência.

Se houver muitas movimentações em um único mês, pode-se dividi-lo em quinzenas, semanas ou até dias.

Nota de compra não lançada

Esse problema acontece quando a empresa realiza suas compras, os produtos chegam no estoque, mas a compra não é registrada no sistema de gestão.

A falta de registro de uma compra leva a alguns problemas:

erros de estoques
falta de informação para o departamento financeiro
falha na atualização do preço de custo das mercadorias
possíveis erros nos preços de venda
falta de informação para a contabilidade e para o departamento fiscal.

Se a compra tiver um produto apenas, o erro de estoque será refletido em um produto. Se a nota tiver dois, três ou mais produtos, os erros de estoque serão proporcionais.

Lançamento realizado fora do período do estoque

Acompanhe o raciocínio a seguir.

Você começou o mês com 10 itens no estoque. Durante o mês comprou mais 5 e vendeu 3. Ao final do primeiro mês seu estoque era de 12 unidades:

Primeiro mês	Data	Histórico	Entrada	Saída	Saldo
	01/08	Estoque inicial	10		10
	04/08	Compra	5		15
	11/08	Venda		3	12

No segundo mês, você vendeu 7 unidades, comprou mais 9 e depois vendeu mais 4.

Segundo mês	Data	Histórico	Entrada	Saída	Saldo
	01/09	Estoque inicial	12		12
	03/09	Venda		7	5
	06/09	Compra	9		14
	12/09	Venda		4	10

No decorrer do segundo mês, você fez uma conferência no seu estoque. Nessa conferência percebeu que seu sistema apresentava 10 unidades no dia 12/09.

Mas, ao conferir suas mercadorias na prateleira viu que havia 17 unidades. Portanto, uma divergência de 7 itens entre o sistema e o estoque real.

Ao observar esse erro, deu conta de que no primeiro mês foi esquecido de lançar uma compra de 7 unidades no dia 20/08/2021. Justamente a diferença entre o estoque físico e o estoque do sistema.

Percebendo o erro, acessou o sistema e fez o lançamento.

Nesse momento o estoque em seu sistema permaceu nas 10 unidades. Por que?

Provavelmente porque o sistema de gestão realiza o inventário de forma mensal, estrategicamente.

Quando se usa dessa estratégia, a virada de um mês leva ao bloqueio do inventário de um mês anterior.

Sendo assim, ao perceber problemas como este do nosso exemplo, será necessário procedimentos especiais para que o estoque do mês anterior seja reprocessado, fazendo com que o estoque inicial do período seguinte seja atualizado.

O ideal nessas situações é fazer os lançamentos sempre no período atual. Nunca retroagir ao momento anterior.

Mas, caso isso for uma necessidade, deve-se ficar atendo para essas rotinas especiais de viradas de mês.

Erros de carregamento e erros de entrega

A separação de mercadorias para realizar as entregas é outro ponto que pode levar a erros de estoque.

Falta de conhecimento dos produtos e falta de atenção na hora de carregar podem levar a erros graves.

Produtos podem ter nomes parecidos. Por exemplo:

CAMISETA BÁSICA PRETA P
CAMISETA BÁSICA PRETA M
CAMISETA BÁSICA PRETA G
CAMISETA BÁSICA PRETA XG

Ao separar produtos assim, pode-se confundir e entregar um tamanho “P” no lugar de um tamanho “M”.

Uma falha dessas leva a dois erros no estoque. Um para mais, outro para menos. Sem contar, todo o trabalho de corrigir o equívoco.

A utilização de códigos e etiquetas nos produtos ajuda muito na separação. Evita falhas, retrabalhos e prejuízos.

Erros na emissão de notas fiscais

Semelhante aos erros cometidos no carregamento e entrega de mercadorias, as vendas também pode gerar falhas por falta de conhecimento e atenção.

Trocar um produto pelo outro é comum nessas situações também.

A forma mais simples aqui é:

utilização de códigos de barras para localizar os produtos;
etiquetas de identificação dos produtos com o código;
uma boa descrição e dados de filtragem no cadastro de produtos.

Os códigos de barras são encontrados em inúmeros produtos. Como não há um código de barras igual ao outro, essa prática evitará erros. Veja, neste outro conteúdo aqui, os principais lugares onde ele pode ser aplicado na empresa: Código de barras: os principais lugares onde ele é utilizado

Quando os produtos não têm códigos de barras, existe a alternativa de etiquetá-los com o código interno do sistema de gestão.

Isso também vai ajudar na hora de vender. Além de evitar as falhas, o vendedor ou balconista terá seu trabalho facilitado.

Uma boa descrição do produto, que torne fácil a sua localização e identificação ajudará muito na hora de emitir notas fiscais e em todos os processos internos da empresa.

Assim, não havendo como usar códigos de barras ou etiquetas de identificação, a busca dos produtos será feita pela descrição. Nessas horas é importante que ela esteja muito bem formatada.

Devoluções

As devoluções de mercadorias podem ser outra fonte de problemas de estoque.

Principalmente para aqueles que não dão a devida importância para elas ou em casos onde há dúvida sobre como fazer. Se for o caso de dúvidas, verifique este conteúdo: Nota de devolução: as 5 dúvidas mais comuns ao emitir uma

Uma devolução pode gerar problemas de estoque para mais ou para menos.

A falta de uma devolução de compras vai manter em estoque produtos que foram enviados de volta ao fornecedor.

Ao não emitir uma nota fiscal de devolução de vendas, o estoque ficará com falta de produtos que retornaram para as prateleiras.

Cabe lembrar que uma nota de devolução pode ser total ou parcial.

Exemplo: você pode ter comprado 10 itens e precisar devolver todos eles ao fornecedor (devolução total). Ou nessa mesma situação de compra, ter que devolver apenas 3 (devolução parcial).

Há empresas que trabalham com trocas de mercadorias.

Nesses casos, mesmo que o cliente esteja trocando uma mercadoria pela outra, é preciso dar entrada no produto que foi devolvido e saída naquele que foi trocado.

O mesmo vale para as compras de mercadorias, na relação entre a sua empresa e seu fornecedor.