Fluxo de caixa

Fluxo de caixa: o que é, como elaborar um, como analisar e um modelo prontinho para uso. 🙂

 

Renda, Despesa, Ativo e Passivo

Existe um conceito muito estudado em finanças e que diversos mentores, consultores ou assessores financeiros utilizam.

O autor mais famoso que trata sobre esse conceito é Robert Kiyosaki. Em seu livro “Pai rico, Pai pobre”, ele trata sobre renda, despesas, ativos e passivos.

Por renda, podemos entender tudo o que é fruto do trabalho ou de vendas. Existem vários exemplos que poderiam ser dados aqui.

Dificilmente haverá um caso onde haverá apenas rendas, sem ter uma despesa, pois mesmo aquele rendimento que é fruto do trabalho ou das vendas, irá por si só, gerar uma despesa. Exemplo: uma venda vai levar a pagar um imposto ou uma comissão.

Mas tanto em uma empresa, quanto na vida pessoal, existe inúmeras outras despesas que não são provenientes da renda. Alimentação, aluguel, luz, telefone estão entre estas situações.

O que Kiyosaki explica em seu Livro é que podemos (e devemos) destinar parte da renda para os ativos. E, além disso, devemos reduzir ao máximo os nossos passivos.

Ativo é tudo aquilo que pode nos gerar uma nova renda, mas não vai nos exigir muito esforço de trabalho para isso. Exemplos: investimentos em fundos, ações, imóveis, entre outros.

São rendas recorrentes, que todo mês caem na conta sem que se precise trabalhar ou gastar tempo para que eles cresçam.

E passivos são aqueles gastos que fazemos e que não nos trazem nenhum retorno financeiro. Exemplos: automóveis, financiamentos de moradia, entre outros.

Perceba, no esquema a seguir, que quando a renda é destinada aos ativos esses ativos retornam como uma nova renda. Retroalimentando o nosso caixa:

Enquanto um passivo apenas consume os recursos, gerando novas despesas.

Imagine o passivo como sendo pequenos furos em um balde d’água.

Aos poucos a água vai encontrando vasão e, de repente, o balde está vazio.

Imagine o tamanho do problema, quando você tem uma renda entrando no seu caixa, suas despesas estão consumindo a renda e, além disso, a sobra ainda é devorada pelo passivo.

A sugestão é aumentar a renda e diminuir as despesas. Isso requer disciplina e um pouco de tempo dedicado a olhar, com bastante carinho, para os números.

Talvez no começo irá representar um tempo um pouco maior, principalmente quando não temos as contas organizadas, mas depois será bem ágil e natural.

Existem ferramentas específicas para ajudar nestes controles. Uma delas é o Fluxo de caixa, que nos auxilia nestes controles.

 

O que é Fluxo de caixa?

É o local onde centralizam-se os dados financeiros da empresa.

Tudo que entra de dinheiro (com vendas e qualquer outra receita), e tudo que sai (as despesas) estará demonstrado no fluxo de caixa.

A diferença entre as receitas e as despesas irão constituir o saldo em caixa.

Sendo assim, o grande objetivo de um fluxo de caixa é calcular e projetar o saldo que estará disponível no caixa da empresa.

Dessa forma, é possível garantir que sempre exista um capital de giro para cumprir com as obrigações da empresa, prever as entradas para poder tomar decisões, realizar aplicações e eventuais gastos extras.

Com ele você consegue saber onde estão concentrados os gastos: quais categorias de gastos estão consumindo mais recursos e quais setores da empresa estão consumindo mais.

É possível ter uma visão de passado, presente e futuro da realidade financeira do negócio:

• Analisando os gastos do passado, consegue-se montar uma previsão de gastos para o futuro, sendo possível depois comparar o previsto com o realizado (orçado X realizado).
• Analisando os gastos do futuro, pode-se entender com antecedência quando sobra e quando falta dinheiro. E sabendo antes, consegue-se decidir o que fazer: alocar algum recurso para determinadas contas, buscar capital de giro, investir algum dinheiro que está sobrando, definir alguma estratégia de vendas, entre outras ideias que sua criatividade pode lhe proporcionar.

 

Como elaborar um Fluxo de caixa?

O fluxo de caixa pode ser elaborado manualmente em um caderno ou agenda. No entanto, sua manutenção será muito mais simples se for feita em uma planilha eletrônica ou sistema de gestão.

Basta ter disciplina para preencher os dados conforme as operações vão acontecendo.

O fluxo de caixa pode ser diário, semanal, mensal, trimestral, semestral, anual. Conforme sua necessidade de análise das informações.

O mais recomendado é que ele seja diário. Assim as decisões podem ser tomadas com muito mais velocidade.

Para facilitar, montamos um passo a passo sobre a elaboração do fluxo de caixa.

 

Passo 1: Qual o saldo inicial?

A primeira coisa é identificar quanto de dinheiro se tem, ou seja, o seu caixa atual.

E neste caso é importante verificar todas as origens de dinheiro. Essas origens vão desde a gaveta de dinheiro, o cofre, as contas bancárias, entre outras fontes.

É importante ressaltar que essas origens precisam ter liquidez imediata. Não podem ser origens que você vai depender de se desfazer de um bem ou baixar uma aplicação que vai demorar para entrar no seu caixa.

De forma prática: quanto de dinheiro você tem disponível no momento? Este é o seu saldo inicial. 😃

 

Passo 2: Separar o que é receita do que é despesa

Depois de saber quanto dinheiro tem disponível, é necessário separar as receitas (entradas de dinheiro) das despesas (saídas de dinheiro).

 

Passo 3: Classificar as suas receitas e despesas

Tenha uma coluna no seu fluxo de caixa para especificar a “Categoria”. Ela será a sua classificação para a receita ou despesa.

Para classificar as receitas e despesas, utilize este material a seguir. Ele detalha como fazer: Plano de contas: como funciona

Opcionalmente, acrescente uma coluna para a descrição. Ela servirá para você especificar o número do documento, nome da pessoa ou alguma outra informação que você necessite em relação à despesa ou receita. Para ajudar na identificação do que se trata aquele valor.

 

Passo 4: A cada lançamento calcular o saldo disponível em caixa

Registre todas as entradas e saídas de dinheiro. Cada centavo que você recebe e cada centavo que você gasta são importantes.

Eduque-se para registrar tudo que acontecer. Dessa forma, conseguirá ter uma informação real em seu fluxo de caixa.

A seguir, disponibilizamos uma planilha modelo com um fluxo de caixa pronto:

 

Análise das informações

Tão importante quando separar as receitas das despesas, é saber de onde o dinheiro está vindo e para o onde o dinheiro está indo.

Ao fazer essa identificação você já pode pensar em algumas saídas de dinheiro que podem estar sendo desperdiçadas ou alguns custos que podem ser reduzidos.

Será que seus preços estão corretos e sua lucratividade está adequada?

Aproveitando o assunto, para verificar na prática sobre o preço e a lucratividade:

• Para verificar se o preço está correto: Markup
• Para verificar se a lucratividade está correta: Análise da receita líquida

Digamos que você fez uma promoção para realizar vendas em um determinado período.

Após a apuração dos valores de vendas você constatou que teve uma receita de “10” com a promoção.

Mas ao apurar as despesas que essa promoção lhe trouxe percebeu que o montante das despesas foi de “9”.

E observando esses resultados percebeu que a diferença entre a receita e a despesa abocanhou toda a sua margem de lucro.

Assim, você pode avaliar as projeções do passado e o que causou uma falta ou sobra.

Dessa forma, prever que no futuro um mesmo problema não ocorra novamente ou, ainda, identificar quais estratégias deram certo e podem ser repetidas ou até melhoradas.

Perceba que as projeções do fluxo de caixa, quando utilizadas de forma adequada, fornecem dados importantes para a tomada de decisões.

Outras situações possíveis:

• antecipar a necessidade de captação de recursos para um determinado período, ou mesmo postergar um gasto em função de não ter dinheiro em caixa em um momento futuro;
• prever os períodos em que haverá sobras, e antecipar-se nas decisões sobre aplicação dessas sobras;
• avaliar a capacidade da empresa em aumentar a geração de renda para suprir necessidades futuras de capital de giro e projetos de expansão;
• na tangente dos gastos com impostos, avaliar junto a sua assessoria contábil e fiscal possíveis caminhos a serem seguidos.

 

Demonstrações do Fluxo de Caixa (DFC)

Existem dois métodos para demonstração de um fluxo de caixa:

Método direto

Neste método o responsável pelo financeiro da empresa ou o gestor identifica cada uma das despesas e as classifica, exatamente da maneira como demonstramos até aqui.

Este método independe de uma visão contábil, técnica e fiscal, do negócio. A classificação das receitas e despesas é feita com base no critério interno da empresa.

Com este método o gestor consegue identificar as variações do seu caixa diariamente.

Método indireto

O método indireto baseia-se no Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE). Normalmente um DRE é elaborado pelo setor contábil e fiscal das empresas.

Ele também pode ser elaborado automaticamente a partir das próprias informações contidas no sistema de gestão que a empresa utiliza.

Aqui o gestor irá analisar os balanços contábeis da empresa, ou mesmo as demonstrações financeiras ao término de cada período.

Ele mostra os gastos em cada uma das categorias, além do lucro o prejuízo acumulado.

É importante perceber que o DRE pode não ser o melhor método para identificar possíveis problemas ANTES que eles aconteçam. Visto que a informação nele contida já ocorreu ao longo de um período passado.

 

Para finalizar

Este material tem a intenção de mostrar o funcionamento de um fluxo de caixa e como você pode operacionalizá-lo em sua empresa.

Ambos os métodos (direto e indireto) são importantes.

A questão é analisar se você precisa prever ou observar o comportamento do negócio ao longo de um período.

Havendo necessidade de prever, use o método direto.

Para analisar acontecimentos do passado, utilize o método indireto.

Fique atento pois um fluxo de caixa precisa ser constantemente atualizado.

Antes de decidir por gastar ou não gastar consulte seu fluxo de caixa e use as informações dele para realizar seu planejamento no curto, médio e longo prazo.