Código de barras: validação do GTIN

Código de barras: entenda o que é a validação do GTIN, como funciona, o histórico dela e o que precisa ser feito.

Se a sua empresa emite notas fiscais, seja NF-e ou NFC-e, é quase certo que você já se deparou com a necessidade de usar um código de barras.

Há diferentes tipos de códigos de barra que são usados de diversas formas pelas empresas.

Um destes tipos é o GTIN, que é uma informação considerada estratégica no cadastro de um produto. Além disso, é uma informação facilitadora quando pensamos em agilizar o atendimento ao cliente e controle de estoques.

No ano de 2017 foi publicado pela primeira vez uma Nota Técnica onde o ENCAT definiu algumas regras nas quais as empresas teriam que controlar de forma mais eficiente seus códigos de barras.

A Nota Técnica era a 2017/001. Ela teve diversas modificações ao longo do tempo. Foi tão alterada que acabou ficando obsoleta e deu lugar a uma outra NT, a 2021/003, que foi publicada em julho de 2021.

Vamos aqui entender do que se trata essa Nota Técnica, o que ela tem a ver com os códigos de barra, e quais os impactos dela no dia a dia das empresas.

 

Validação do GTIN

Para entendermos melhor do que se trata a validação do GTIN vamos desvendar cada um dos termos e atores envolvidos.

Além disso, o que acontece se a empresa emitir um documento fiscal com um código de barras inválido.

 

NCM

NCM é a Nomenclatura Comum do Mercosul.

Entenda melhor no que consiste essa informação neste material: NCM – Entenda ela definitivamente e evite imposto indevido.

 

CEST

CEST é o Código Especificador da Substituição Tributária.

Falamos sobre ele em material específico: CEST: O que é e como funciona

 

GS1

Segundo informações do próprio site, a GS1 (ou GS1 Brasil – Associação Brasileira de Automação):

“(…) é uma organização multissetorial, neutra e sem fins lucrativos, que desenvolve e mantém padrões globais para uma comunicação empresarial eficiente, colaborando para o processo de automação das cadeias de suprimentos, desde a matéria-prima até o consumidor final.”

A GS1 é a instituição responsável pela administração, outorga de licenças e gerenciamento do padrão de identificação de produtos GTIN.

 

GTIN

O GTIN é um dos tipos de códigos de barras existente. Significa “Global Trade Item Number”, e pode ter 8, 12, 13 ou 14 caracteres numéricos.

Nós temos dois materiais onde falamos sobre este tipo de código.

Num deles você pode entender como funciona o GTIN e outros diferentes tipos de códigos de barras: Código de barras: como funciona e os diferentes tipos

No outro, veja o quão importante e estratégico ele é no seu cadastro de produtos: Produto: quais informações são estratégicas no cadastro

 

CCG

O CCG é o Cadastro Centralizado de GTIN.

É um banco de dados com algumas informações de produtos.

Este cadastro funciona de forma integrada com o Cadastro Nacional de Produtos da GS1, também conhecido como CNP.

As informações do CNP que são transmitidas para o CCG são:

• GTIN
• Marca
• Tipo GTIN (8, 12, 13 ou 14 posições)
• Descrição do Produto
• Identificação do Dono da Marca (CNPJ ou CPF)
• Dados da classificação do produto (Segmento, Família, Classe e Subclasse/Bloco)
• NCM
• CEST (quando existir)
• Peso Bruto e Peso Líquido
• Unidade de Medida de Peso Bruto e Peso Líquido
• URL da imagem do produto

Caso o GTIN cadastrado seja de um agrupamento de produtos as seguintes informações adicionais são compartilhadas com o CCG:

• GTIN de nível inferior, também denominado GTIN contido ou Item comercial contido
• Quantidade de Itens Contidos deste GTIN dentro do agrupamento

O GTIN de nível superior poderá ser um GTIN 14 ou um GTIN 13.

 

Quem faz a manutenção do CCG?

De acordo com os Ajustes SINIEF 07/05 e 09/16 é obrigação dos donos de marca de produtos
que possuírem GTIN informar e manter atualizados as informações destes códigos junto ao CNP, na página da GS1 Brasil.

Os donos de marca serão todas aquelas empresas que detém a produção primária de um produto.

Em geral, os donos de marca são as indústrias e que, portanto, serão os responsáveis por inserir e manter as informações atualizadas no CNP.

Caso as informações cadastrais dos produtos não estiverem atualizadas junto ao CNP, as empresas e seus clientes terão todas as notas fiscais rejeitadas.

Toda vez que um documento fiscal for rejeitado, o motivo da rejeição será informado para o CNP, de forma que a GS1 tenha condição de repassar esta informação para o dono da marca.

Para todos os produtos que não têm GTIN registrado no CNP, ou quando a empresa não souber o GTIN para emissão do documento fiscal, pode-se utilizar “SEM GTIN” no lugar do código de barras.

Porém, deve-se ter um cuidado ao informar “SEM GTIN”, já que isso pode gerar multas ou autuação em função da omissão de informações.

 

Nota Técnica 2021/003

Como já falamos no início, a NT 2021/003 é a Nota Técnica que trata sobre a validação do GTIN.

Cada uma das versões publicadas trouxe novas informações a serem validadas e, por consequência, obrigatórias para quem vier a utilizar um códigos de barras nos seus documentos fiscais.

 

Histórico de alterações e cronograma

Versão	Histórico de atualizações
1.00	Implantação da etapa 1 desta NT (verifica GTIN existe no CCG) Implantação da etapa 2 desta NT (verifica NCM e CEST no CCG)
1.10	Postergação da Validação da existência do GTIN no CCG, conforme o NCM Etapa 1 desta NT (verifica GTIN existe no CCG) Etapa 2 desta NT (verifica NCM no CCG)
1.20	Verificada a existência do GTIN no CCG para novos grupos de NCM
1.21	Adiada a implantação em produção, por 30 dias, da verificação de existência de novos GTIN relacionados a indústria de bebidas e refrigerantes, cimento, perfumaria, higiene pessoal e cosméticos, conforme descrito no Anexo I, Grupo II desta NT
1.30	Implantação de novo grupo de validação de códigos GTIN – Grupo III

A Nota Técnica foi implantada em fases dando tempo às empresas para se adaptarem.

Mas como essa validação ocorre?

De acordo com o Ajuste SINIEF 07/05 e 19/16 as empresas têm obrigação de preencher o código de barras dos produtos no XML das notas fiscais (NF-e e NFC-e).

Assim, quando a empresa emitente do documento fiscal, e envia o arquivo eletrônico para a SEFAZ, esta recebe o GTIN, podendo verificá-lo.

Antes da publicação da NT 2021/003 a única validação feita no GTIN era em função do Dígito Verificador.

Então, se a empresa enviasse um número qualquer no GTIN, a nota fiscal não seria autorizada.

 

Versão 1 e 1.1

A partir da implementação das versão 1 e 1.1 da NT 2021/003, além do Dígito Verificador, começaram duas novas validações.

Na primeira etapa, iniciou-se verificação se o GTIN existe no CCG e, num segundo momento, se o NCM e o CEST informados no documento fiscal estão iguais ao NCM e CEST registrados no CCG.

Assim, o fisco passou a exigir que as empresas enviem um código de barras que esteja cadastrado no CCG. Mesmo estando cadastrado no CCG, passou-se a conferir os códigos NCM e CEST.

 

Versão 1.2, 1.21 e 1.30

As versões 1.2, 1.21 e 1.30 da NT ampliaram o grupo de NCMs que verificam a existência do GTIN no CCG.

A verificação é feita conforme os códigos pré-existentes na tabela TIPI (NCM: tabela com os códigos alterados).

Essa ampliação da obrigatoriedade de uso para as indústrias, donas de marcas, vêm sendo aplicada a cada nova versão da NT.

 

Validações realizadas no CCG

Por fim, vamos identificar quais são as validações previstas na Nota Técnica, que serão efetuadas no CCG.

Sempre que houver uma rejeição relativa a uma dessas validações, haverá a necessidade de correção, pelos donos de marca, do cadastro de GTIN no CNP.

Campo	Validação
GTIN	Dígito de Controle inválido
Descrição do Produto	Descrição do Produto muito genérica ou que não permita a identificação adequada do produto. Exemplos: “A definir”, “Disponível”, “Não informado(a)”, etc.
Inscrição do Dono da Marca no Cadastro da Receita Federal	CNPJ ou CPF inválido
NCM	Não informado o código do NCM do produto, ou informado um NCM inexistente
CEST	Se for o caso, não informado o código CEST para o produto, ou informado um CEST inexistente, ou informado código CEST incompatível com o NCM
Código de Classificação Geral do Produto (GPC)	Não informado o código de Classificação Geral do Produto (Segmento, Família, Classe e Subclasse), ou informado código existente, ou incompatível.
GTIN de nível inferior	Não informado GTIN contido ou informado GTIN contido com Dígito de Controle inválido
Demais campos	Obrigatoriedade de informação dos campos previstos

 

Consulta Pública do GTIN

É possível realizar uma consulta nas informações registradas no CNP.

Essas informações podem ser visualizadas no Portal da Nota Fiscal Eletrônica – SVRS.

Ao realizar a consulta pode-se ver os seguintes resultados:

• GTIN consultado não possui prefixo 789 ou 790;
• GTIN consultado com dígito verificador inválido;
• GTIN inexistente no CCG;
• GTIN existe no CCG, mas dono da marca não autorizou a publicação das suas informações – entrar em contato com o dono da marca;
• GTIN existe no CCG com situação inválida – solicitar ao dono da marca que entre em contato com a GS1;
• GTIN existe no CCG com NCM não informado;

Apenas códigos de barras iniciados em 789 e 790 podem ser consultados. Códigos com estes prefixos são os GTINs relativos aos produtos produzidos no Brasil.

Caso não ocorrer nenhuma discrepância, conforme mencionamos acima, a descrição, NCM e (quando existir) o CEST, serão retornados.

É importante entender que, caso o dono da marca não autorize expressamente a publicação de seus dados, o GTIN, mesmo que exista no CCG, não será exibido por esta consulta pública.