Sistema de gestão: sinais de que está na hora de trocar

Por Cristiano Reis | Estratégia

Sistema de gestão: veja aqui os principais sinais de que pode estar na hora de trocar.

Em nosso material sobre sistemas de gestão (Sistema de gestão) abordamos diversos tópicos.

Explicamos o que vem a ser um sistema de gestão, os diferentes tipos de sistemas e o principal: procuramos responder sobre quando você precisa de um sistema de gestão.

Há empresas que já tem um sistema de gestão. Muitas delas estão supercontentes com o sistema adotado. Outras, nem tanto!

Por vezes, a relação entre os usuários e o sistema é de amor e ódio. Algumas funções encantam. Outras causam arrepios!

Existem situações onde, mesmo não parecendo ser o momento adequado, trocar de sistema é a melhor estratégia. Geralmente, o sistema de gestão dá sinais de que precisa ser trocado.

Muitas vezes não é uma decisão simples como trocar um carro, uma máquina ou um eletrodoméstico.

Uma troca de sistema é sempre estressante e trabalhosa. Não é algo que se deve fazer no impulso.

Elencamos a seguir, os principais sinais de que pode estar chegando a hora de trocar de sistema.

Precisa utilizar o suporte para um mesmo assunto frequentemente?

Uma coisa é usar bastante o suporte quando se está fazendo um movimento de evolução na empresa.

Se o seu sistema está em fase de implantação, é natural fazer vários contatos com o suporte até que um determinado recurso esteja ativo e atenda a necessidade, entregando o resultado desejado.

No entanto, se o sistema já está implantado e um determinado recurso demanda contato a todo instante com o suporte, geralmente a causa é: falta de configuração adequada, falha no sistema ou falta de treinamento.

É possível que as pessoas que estejam envolvidas em um determinado setor, não saibam utilizar os recursos do sistema. Um treinamento adequado e uma boa revisão (pela equipe técnica) das configurações do sistema podem resultar em menos tempo perdido com suporte.

Se essas tentativas não resolveram a situação, podemos ter o um sinal de que o sistema pode estar precisando ser trocado.

Demora no atendimento quando precisa de ajuda

O tempo médio de resposta entre você solicitar um suporte e acontecer um bom atendimento é de até 24 horas.

Podem acontecer urgências, onde o atendimento precisa dar prioridade.

A seguir, alguns exemplos de situações que precisam ser tratados com mais urgência e prioridade:

Processos operacionais parados

Situações em que uma carga está parada aguardando a emissão de uma nota fiscal e informações financeiras que têm horário para serem finalizadas são exemplos disso. Geralmente são casos onde a operação da empresa acaba parando.

É um processo que exige atenção imediata ou o mais breve possível.

Parada de serviços do governo

Os setores de processamento de dados dos governos são os responsáveis por manter os sistemas de autorização dos documentos fiscais em pleno funcionamento. Por vezes, esses serviços param.

Essas paradas levam o setor de atendimento do sistema de gestão a manter uma atenção redobrada. Certificando-se que, quando esses serviços voltarem a funcionar, o sistema de gestão volte também.

Outras questões governamentais são as mudanças de legislação.

Por vezes, uma mudança de legislação leva a mudanças no software, o que impacta na necessidade de atualizar o sistema para todos os usuários.

Nessas horas, os setores de atendimento são mais acionados, tendo que dar o suporte necessário às empresas que necessitam das atualizações.

Mesmo sem considerar o nível de urgência de um atendimento, o mais importante aqui é a existência de retorno/contato quando o suporte é solicitado.

Problemas acontecem para todos. O ponto aqui é a gente ter certeza de que, independente da situação e do tempo necessário, seremos atendidos e que podemos, sempre que precisarmos, entrar em contato durante este processo.

Sistema travando

Sistemas podem travar. Neste caso, a lista de causas é grande e, normalmente, não é culpa exatamente do sistema.

As causas mais comuns de travamento: falha do operador, falhas de hardware, problemas com certificado digital, pouca memória para processamento, rede muito lenta e internet instável ou com lentidão.

No entanto, eles podem travar também por estarem mal escritos, mal configurados ou serem muito “jovens”.

Um sistema de gestão muito “jovem” não teve seu tempo de maturação no mercado ainda. Teve pouca experiência de usuários e, por isso, está sujeito a falhas.

Neste caso, um sistema com mais tempo de uso tem mais chances de ser estável.

Não há confiança nas informações ou processos que o sistema realiza

O foco da falta de confiança pode estar na má alimentação dos dados ou configuração inadequada do sistema. Geralmente, um bom treinamento resolve a falta de confiança nas informações.

Mas, se esse não for o caso e os cálculos básicos não acontecem como deveriam, aí a coisa está feia.

É muito importante ficar atento às informações que o sistema produz.

O fato de um software de gestão não gerar informações condizentes com a realidade, mostra que é necessário buscar uma ferramenta mais adequada.

Faltam recursos necessário para o seu negócio

É possível que o sistema de gestão utilizado na empresa seja insuficiente em algum recurso.

Aqui é importante ficar esperto: medir se vale a pena contratar o novo recurso no sistema atual, usar uma outra ferramenta integrada ou trocar de sistema.

Contratar um novo recurso pode ser uma boa opção. Não haveria assim o impacto da troca de sistema.

Olhe com atenção tudo o que o sistema atual faz e como é o atendimento. Depois compare com as novas opções que serão pesquisadas.