Fechamento de caixa: 8 dicas sobre abertura e fechamento

Fechamento de caixa: 8 dicas sobre a abertura e fechamento do caixa, além de um modelo prontinho pra começar a usar agora mesmo.

 

O que é o Fechamento de caixa?

Podemos dizer que o fechamento de caixa é um processo administrativo interno das empresas.

Consiste em verificar as entradas e saídas de dinheiro, apurar um montante e fazer a verificação se este valor está em conformidade com o valor disponível na “gaveta” ou “caixa”.

Ele ocorre normalmente nos comércios: supermercados, lojas, postos de gasolina, entre outros.

Mas pode ocorrer em qualquer outra empresa.

Basta que esta empresa tenha algum setor que faça pagamentos e recebimentos em dinheiro, por exemplo.

Preparamos, a seguir, oito dicas a respeito da abertura e fechamento do caixa:

 

É importante fechar o caixa?

A falta de controle nas empresas, seja nos processos simples ou complexos, podem levar a problemas muito sérios.

Um controle rígido sobre o dinheiro se faz necessário. Caso contrário, o empreendedor pode correr sérios riscos e, quando se der por conta, não conseguir mais reverter o estrago causado.

Há também em algumas empresas um péssimo hábito de achar que o caixa é igual a carteira que está no bolso.

Por vezes, esse dinheiro é usado para despesas pessoais ou não previstas. Fazendo com que o resultado das “suadas vendas” se vá por água abaixo.

Pode-se aprender isso a duras penas ou adaptar um processo adequado desde o início, onde são impostos controles rígidos.

Por isso, o processo de fechamento do caixa (juntamente com todos os demais procedimentos realizados no dia a dia) faz-se necessário e importante.

Ele vai ajudar a evitar cobranças desnecessárias, preços a mais ou menos, troco errado, mais dinheiro do que se imagina ter e gastos não previstos.

 

Quando ele deve ser feito?

Na maioria dos casos o fechamento do caixa é feito no final do expediente.

Mas também existem aquelas empresas onde o caixa é operado por turnos. Por exemplo: uma pessoa começa seu expediente oito horas da manhã, e encerra às 13 horas. A partir deste segundo horário, outra pessoa inicia.

Dessa forma, o primeiro turno precisa entregar o caixa para o segundo turno.

Precisa haver uma certificação sobre o montante em dinheiro que está disponível no caixa, na troca de turnos.

Quanto menor o período de cada turno, mais fácil é para encontrar possíveis divergências.

 

Quem deve fazer o fechamento do caixa?

O ideal é que fechamento do caixa não seja feito pela mesma pessoa que opera o caixa.

Uma outra pessoa, isenta, deve realizar essa conferência.

Caso isso não seja possível, outra situação que se mostra interessante é o operador do caixa realizar o fechamento na presença de algum supervisor.

O objetivo disso não é penalizar o operador, mas sim garantir que o processo esteja sendo feito de forma isenta e sem vícios.

 

Sangrias e suprimentos

Dois termos muito conhecidos no fechamento de caixa são as “Sangrias” e os “Suprimentos”.

O caixa, na grande maioria das vezes, é alimentado pela entrada de dinheiro proveniente das vendas que vão acontecendo durante o dia.

Porém, existe outra forma de dar entrada de dinheiro no caixa. Esta forma é conhecida como “Suprimento”.

Um suprimento de caixa ocorre quando alguém coloca dinheiro no caixa e esta entrada não é proveniente das vendas.

Exemplos de suprimentos:

• uma pequena entrada de dinheiro para troco no início do dia, ou no início de um turno;
• um saque de dinheiro na conta bancária da empresa, quando este dinheiro vai ficar disponível no caixa;
• o caixa está sem troco e precisa de dinheiro de outro caixa para suprir essa necessidade.

Por outro lado, temos as Sangrias.

O nome pode parecer estranho para alguns. Está associado ao fato de retirar dinheiro do caixa.

É uma alusão ao verdadeiro sentido da palavra, que significa abrir uma veia e retirar sangue.

Mas que na gestão do caixa significa uma retirada de dinheiro.

Exemplos de sangrias:

• uma saída de dinheiro para pagamentos de pequenas despesas: serviços de jardinagem, faxinas, lanches, entre outras;
• uma saída de dinheiro para suprir uma demanda de outro caixa;
• uma saída de dinheiro que é retirado no momento do próprio fechamento do caixa. Dinheiro que, por sua vez, terá algum destino como a conta bancária da empresa ou a tesouraria;
• uma saída de dinheiro que evita altos valores disponíveis no caixa durante um período. Isso ajuda em problemas como assaltos, pois o dinheiro pode ser levado para outro local mais seguro.

Seja uma sangria ou suprimento, eles precisam ter um registro no caixa através algum recibo ou documento que comprove a saída ou a entrada daquele dinheiro.

Este documento será usado no fechamento do caixa para somar ou subtrair e apurar o valor em caixa.

 

Formas de realização do fechamento de caixa

O fechamento do caixa pode ser realizado de forma manual, através de planilhas ou de forma automatizada.

Quando falamos em fechamento manual, significa que todas as entradas e saídas precisam ser anotadas em um papel.

Esta seria a forma mais rudimentar de fechamento.

Funciona? Sim, funciona. Mas exige uma atenção enorme por parte da pessoa envolvida, pois ela precisa anotar cada centavo movimentado no caixa.

Ao pensar em fazer o fechamento de caixa com uma planilha, estamos apenas aperfeiçoando o fechamento feito no papel.

A planilha permite que os cálculos sejam feitos de forma automática, facilitando a visualização do saldo em caixa.

Mas no final, também exige que o indivíduo tenha muito zelo pelas entradas e saídas, realizando os lançamentos destes valores.

Podemos considerar que um fechamento de caixa automatizado venha a ser a forma mais segura de fechar um caixa?

É possível dizer que sim. Um sistema automatizado vai coletar as vendas realizadas durante um período, mostrando essas vendas de forma totalizada ou não, em um resumo do caixa.

 

Como fazer fechamento de caixa

Há quatro itens importantes no caixa: saldo inicial, entradas, saídas e saldo final.

 

1. Saldo inicial

O saldo inicial é o dinheiro que há no caixa no início do dia ou do turno.

É com ele que o fechamento inicia.

O operador do caixa precisa estar ciente do dinheiro a sua disposição, para que possa saber quanto terá que dar conta ao final.

Pode ocorrer de o saldo inicial ser zero.

Mas é importante que essa informação exista em algum lugar e administração e operacional saibam quanto ele representa.

 

2. Entradas

As entradas são todas as vendas realizadas no dia, mais os suprimentos realizados.

Considera-se aqui as vendas que envolvem o dinheiro que vai estar entrar no caixa.

Além do dinheiro (papel ou moeda) pode-se considerar também:

• cheques (à vista ou pré-datados);
• comprovantes de vendas em cartões de débito ou crédito;
• tickets e vales.

Caso essas outras vendas venham a ser consideradas é necessário haver algum comprovante no caixa, pois esses comprovantes serão somados juntamente com o dinheiro em espécie no final.

Além das vendas, as entradas também devem considerar os suprimentos de caixa.

Os suprimentos também precisam estar comprovados no caixa através de algum tipo de recibo.

 

3. Saídas

As saídas são todas as sangrias que aconteceram durante o dia.

 

4. Saldo final

O saldo final é o resultado do saldo inicial, mais entradas, subtraídos das saídas.

É através deste valor que será feita a conferência entre o que foi registrado versus o que há de dinheiro no caixa.

 

Modelo de fechamento do caixa

Se você tiver o controle dos quatro itens que descrevemos, poderá fazer seu fechamento da maneira que melhor lhe convier.

Elaboramos aqui um modelo para você se inspirar.

Colocamos alguns itens extras neste modelo. Itens que não são obrigatórios, mas que podem ser uteis para o seu controle:

Veja o modelo com alguns dados de exemplo preenchidos:

Veja que os dados inseridos no modelo contêm não só as vendas em dinheiro, mas as vendas no cartão também.

É importante que neste fechamento haja uma descrição clara sobre as entradas e as saídas.

Os quatro itens básicos estão representados pelos quadros “Saldo inicial”, “Entrada”, “Saída” e “Saldo final”.

Acrescentamos aqui, como sugestão: a data, o turno, o número do caixa (caso haja mais do que um) e o nome do operador.

O saldo em caixa será a informação de quanto efetivamente havia no caixa no momento do fechamento.

Ao comparar o saldo final e o saldo em caixa, encontramos a diferença (que no nosso exemplo é zero, mas poderia ter sido uma diferença para mais ou para menos).

Por fim, a assinatura do operador do caixa e do administrador. Essas assinaturas mostram a concordância de ambos em relação aos dados apresentados.

Disponibilizamos a seguir, este mesmo modelo em formato editável, caso queira personalizá-lo conforme sua necessidade basta baixá-lo:

 

Questões legais sobre o fechamento do caixa

Será muito importante deixar claro ao operador do caixa que ele foi contratado para aquela função.

A pessoa precisa entender que ela é responsável pelo controle das entradas e saídas.

E em caso de divergências, essa responsabilidade virá à tona.

Quando houver uma falta de caixa e o empregador entender que haverá um desconto no salário do operador, há duas opções:

• o contrato de trabalho prever essa responsabilidade;
• haver uma comprovação da culpa do empregado em relação ao dinheiro que faltou.

O artigo 462 da CLT diz o seguinte:
Art. 462 – Ao empregador é vedado efetuar qualquer desconto nos salários do empregado, salvo quando este resultar de adiantamentos, de dispositivos de lei ou de contrato coletivo.
Parágrafo 1º – Em caso de dano causado pelo empregado, o desconto será lícito, desde que esta possibilidade tenha sido acordada ou na ocorrência de dolo do empregado.”

Poderá ainda haver algum acordo coletivo de trabalho que fixe algum tipo de adicional de quebra de caixa.

O adicional está ligado ao contrato de trabalho.

É indicado para funcionários que estão propensos ao risco de erros de contagem ou, ainda, algum tipo de engano cometido em alguma transação que envolva dinheiro.