Cupom fiscal eletrônico (NFC-e): como escolher o melhor emissor

Cupom fiscal eletrônico: Para escolher com tranquilidade: Várias dicas sobre preço, pacotes e módulos oferecidos, funções essenciais necessárias, nuvem ou local e suporte e atualizações.

Precisando emitir cupom fiscal eletrônico, mas ainda não decidiu pelo sistema/software?

Para ajudar na tomada dessa decisão preparamos as seguintes dicas:

 

Preço

Há empresas que disponibilizam sistemas gratuitos para emissão de cupons fiscais. Estes programas podem ser uma espécie de isca.

Uma vez instalado começam a surgir necessidades de investimento para qualquer coisa gerando aquela sensação de nunca terminar de resolver o assunto.

Além disso, pode ser um tanto complicado você ter seus dados expostos sem nenhum tipo de segurança legal, como um contrato ou algo dessa natureza. Ainda mais com a LPGD.

Existem também emissores com preços muito baixos: isso pode ser um problema!

Quantos clientes o fabricante do software precisa para manter uma única pessoa no suporte para lhe atender depois? Será que ele previu isso ou estava pensando apenas em faturar em curto prazo?

Por fim, existem sistemas caríssimos e que inviabilizam o investimento.

Procure se informar a respeito da prestação de serviço quando pensar em programas gratuitos.

Opte por uma ferramenta com preço justo que contemple a instalação, uso, suporte e atualizações.

Menor preço não é tudo neste caso.

 

Pacotes e módulos oferecidos

Existem sistemas que partem do princípio que você terá direito a emitir um número fechado de cupons fiscais.

Isso pode parecer bom para economizar. Mas como você ficaria se o valor cobrado por cupom emitido aumentar de uma hora para outra?

Além disso, geralmente cada pacote tem uma quantidade mínima de cupons.

Mais uma vez, o assunto nunca estará resolvido. Todo mês você terá um valor diferente para investir.

Tome cuidado ao negociar um contrato de uso de um sistema que não envolverá a cobrança de suporte e atualizações.

Como fica a sua empresa quando novas regras de validação forem criadas e seu sistema precisar ser atualizado?

Opte por uma ferramenta que tenha uma estrutura focada no crescimento de sua empresa, que esteja comprometida em sua evolução.

Busque uma negociação que seja ganha-ganha e que seja feita uma única vez e bem-feita.

 

Funções essenciais de um sistema emissor de Cupom Fiscal Eletrônico (NFC-e)

Um programa emissor de Cupom Fiscal Eletrônico (NFC-e) deve realizar, no mínimo, as seguintes funções:

• assinatura
• transmissão
• cancelamento
• ajuste e carta de correção eletrônica

Dessas funções aí, com certeza o cancelamento é sempre um dos itens que precisa mais atenção. Caso precise se aprofundar no assunto, verifique este material: Cancelar nota fiscal: passo a passo

É importante ter em mente: normalmente um sistema fará mais do que isso.

Pense nos resultados que você pode obter com o uso de um novo sistema: relatórios de vendas, comissões calculadas automaticamente, controle de contas a receber, emissão de boletos, informações estratégicas sobre as vendas, formulação estratégica do preço de custo e preço de venda dos produtos…

Certifique-se de que o sistema escolhido já esteja pronto para quando você resolver investir nessas ferramentas, mesmo que não invista agora.

Normalmente, um sistema pode ser implantado aos poucos.

Você pode fazer o sistema crescer e dar resultado conforme sua necessidade, implantando novos módulos quando necessitar.

 

Sistema na nuvem ou local?

 

Nuvem

Quando o sistema que você pensa em usar rodar na nuvem, lembre que você estará diretamente dependente da conexão e velocidade de internet para emitir seus cupons.

Não será possível, neste caso, emitir cupons no computador e transmiti-las quando houver conexão.

Se o serviço deste sistema parar, você parará também. Não terá acesso a nada: clientes, produtos, emissão de cupons, etc.

Também é importante observar que a cópia de segurança dos dados pode ser mais complexa de realizar ou ficar sob o controle da empresa fornecedora do sistema.
 

Local

Neste caso o sistema será armazenado em um computador, dentro da sua empresa.

Normalmente, não necessitará de internet para funcionar. Evidentemente que a conexão com a internet será necessária para a transmissão dos cupons fiscais.

É preciso tomar um certo cuidado com roubos ou se o computador danificar.

Enfim, tenha um bom controle de backup (cópias de segurança) para manter as suas informações seguras.

Opte por uma ferramenta que lhe permita mobilidade com e sem internet, ágil para o atendimento aos clientes, prática e confiável para fazer cópia de segurança.

Lembre-se que a responsabilidade pela guarda dos arquivos (XML) é da empresa emissora ou seja: a sua empresa.

E o prazo de arquivamento é de 5 anos mais o ano fiscal.

 

Suporte pós-venda e atualizações

Suporte remoto ou presencial: mesmo que você nunca usará, a empresa fornecedora do sistema oferece o suporte que você precisa?

Existe uma estrutura disponível para te ajudar?

Atualizações: depois de instalado, todo sistema de emissão de cupons fiscais precisará de atualizações.

Anualmente são liberadas inúmeras atualizações na legislação. Seu sistema precisa acompanhar essas atualizações.

Opte por um fornecedor de sistema que:

• terá estrutura para lhe atender
• manterá seu sistema atualizado com as exigências fiscais
• lhe dará toda a atenção que precisar
• negocie esses serviços já na compra
• faça um negócio que depois de fechado lhe ofereça segurança e estabilidade.
• não precise renegociar nada, exceto se resolver incrementar novas funcionalidades.

 

Como escolher

A seguir, uma lista de itens que você pode seguir para resolver sobre o sistema de emissão de NFC-e:

• Analise o orçamento recebido
• Negocie com a empresa revisando todos as informações que agora você possui
• Decida qual o melhor momento dentro do seu dia, semana ou mês para realizar a instalação
• Determine quem na sua empresa receberá o treinamento no sistema
• Aprenda a usar o sistema
• Organize as cópias de segurança

Este vídeo a seguir, mostra a emissão de um cupom fiscal eletrônico, na prática:

 

Dúvidas comuns sobre Cupom Fiscal Eletrônico

O assunto “Cupom fiscal eletrônico” geralmente gera bastante dúvidas.

Para ajudar nisso, realizamos um levantamento sobre as principais dúvidas e respondemos todas elas. Para facilitar, colocamos elas neste eBook a seguir: