Nota de devolução

Saiba tudo: O que é, quando deve ser feita, qual o procedimento que o emitente deve realizar e como se faz, na prática, uma nota de devolução

 

O que é?

A Nota Fiscal de Devolução é um processo que ocorre quando os bens adquiridos não são entregues ou há a recusa do comprador e a venda não se concretizou.

 

Quando deve ser feita?

Isso pode acontecer, por exemplo, quando o cliente se nega a receber os produtos por não estarem de acordo com seu pedido ou por erros na emissão da nota fiscal eletrônica.

Nesse caso, os produtos deverão retornar ao estabelecimento do fornecedor, acompanhados da nota fiscal emitida para a sua saída. Também deverá ser adicionado nessa nota as seguintes informações:

• Informar no verso do DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) os motivos que o levaram à recusa;
• Colocar a data;
• Assinar.

É importante ressaltar que o canhoto não deverá ser assinado nem destacado pelo destinatário, pois isso caracteriza a entrega da mercadoria:

Caso o destinatário não seja encontrado, a recusa é registrada no verso da Nota Fiscal pelo próprio transportador. O transporte das mercadorias será acobertado pela mesma NF-e, que será utilizada para escrituração e crédito no Livro Registro de Entradas (LRE).

O retorno poderá ser acobertado pelo CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) original, desde que conste o motivo também no verso do DACTE (Documento Auxiliar de Conhecimento de Transporte Eletrônico).

Qual o procedimento que o emitente deve realizar?

O emitente da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), ao receber a mercadoria em retorno, deverá emitir uma nota de entrada, na qual constem os dados que identifiquem o documento de saída indicando que esta mercadoria voltou para seu estoque.

O DANFE da nota original, assinado pelo destinatário, deverá ser arquivado com a nota de entrada. Já o destinatário (que recusou a nota original ou está devolvendo a mercadoria) não é obrigado a escriturar a NF-e em seu Livro Registro de Entradas (LRE) e nem a emitir uma Nota Fiscal de Devolução.

 

Como fazer uma Nota Fiscal de Devolução?

A seguir, relacionamos detalhadamente os passos necessários para gerar uma nota fiscal de devolução:

1. Identifique se a devolução é de algo que foi comprado ou vendido por você

Caso você seja o comprador…

• De quem você comprou?
• Quando comprou?
• O que realmente comprou e o que está devolvendo?

Caso você seja o vendedor…

• Para quem você vendeu?
• Quando vendeu?
• O que você vendeu e o que está sendo devolvido?

 

2. Tenha em mãos a nota fiscal que deu origem a essa devolução

Você precisará da nota fiscal ou cupom fiscal eletrônico que deu origem a compra ou a venda.

 

3. Defina qual o CFOP de Devolução será utilizado

Há uma lista de CFOP’s (Códigos Fiscais de Operação) que podem ser utilizados para notas de devolução.

Para facilitar a identificação do CFOP correto, organizamos eles em duas tabelas conforme segue. Identifique o CFOP em duas etapas:

a) Identifique qual tabela se encaixa em seu caso conforme a operação que aconteceu (compra ou venda).
b) Após localizar a tabela identifique qual o tipo de operação aconteceu.

Caso você seja o comprador: quando é uma devolução de uma compra que sua empresa realizou a um fornecedor. As principais opções de CFOP’s são:

Caso você seja o vendedor: quando trata-se de uma devolução de uma venda que sua empresa realizou a um cliente. As principais opções de CFOP’s são:

Os CFOPs que estão nas tabelas são apenas alguns entre muitos outros que existem. Caso queira saber mais sobre CFOPs você encontrará mais informações sobre como eles funcionam e qual escolher neste material: Qual CFOP usar?

 

4. Crie uma nova nota com finalidade de devolução

Crie uma nova nota com finalidade de “Devolução” detalhando exatamente o que será devolvido. Observe os seguintes detalhes:

• A finalidade da nota deve ser de devolução;
• O destinatário deve ser o mesmo emissor da nota fiscal de origem;
• Nos itens, informe os produtos que serão devolvidos exatamente como consta na nota fiscal de origem;
• Além da descrição dos itens, os valores unitários devem estar exatamente iguais aos da nota de origem;
• Caso esteja devolvendo apenas uma parte dos itens que constam na nota de origem, lembre de calcular os impostos de forma proporcional em relação as quantidades;

 

5. Vincule o CFOP compatível

Para cada item que será devolvido, você deve vincular o CFOP compatível, conforme identificado no passo 3 deste material. Observe qual o CFOP consta no item da nota de origem para ter mais uma referência de apoio na hora de escolher o compatível com a devolução.

 

6. Referencie a nota de origem em sua nota de devolução

Informe no campo Notas referenciadas de seu emissor de notas, a chave de acesso da nota fiscal de origem (que gerou essa necessidade de devolução).

 

7. Transmita a nota de devolução

Finalmente, transmita a sua NF-e de devolução.

Disponibilizamos o infográfico com essas etapas de como fazer a nota de devolução para usar como guia: Baixar infográfico.

 

Principais dúvidas

As dúvidas são bastante comuns na hora de emitir uma nota de devolução:

• Qual CFOP devo usar?
• Devo colocar os impostos na nota de devolução?
• O CFOP inverso é igual ao CFOP de devolução?
• Entre outras…

Para facilitar, relacionamos as principais dúvidas e respondemos elas neste material a seguir: Nota de devolução: as 5 dúvidas mais comuns ao emitir uma.