Quando a crise bate em sua porta

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Quando a crise bate em sua porta.

A palavra “crise” tem alguns significados interessantes. Pode-se dizer que é a passagem por um momento perigoso ou difícil, uma ausência de algo, decadência, queda, apuro, dificuldade, conflito, carência, entre tantos outros. Na maioria das vezes dá a entender que você está com um problema.

Cada vez que essa palavra começa a ser mencionada, o peso dos seus significados começa a minar tudo a nossa volta. Todo mundo, desde os mais conceituados formadores de opinião até nas conversas de happy hour, só fala disso. E assim, o pessimismo vai tomando conta.

A sensação é péssima. O dinheiro simplesmente não entra no caixa. Clientes corretíssimos que nunca atrasam um dia sequer, precisam renegociar prazos e, mesmo assim, não conseguem cumprir seus pagamentos. O simples recebimento de uma venda parcelada acaba virando motivo de comemoração.

Em alguns casos, a venda até acontece, porém o pagamento não. Em outros, nem a venda acontece. O estabelecimento fica às moscas.

Esse novo comportamento gera mais incerteza. A gente não quer nem ouvir falar em comprar ou investir em nada: “e se o passo for maior que a perna?”, “Vamos aguardar mais um pouco.”, “como vou comprometer a empresa se o dinheiro não está entrando?”.

As empresas começam a lidar com alguns fatos como, por exemplo, o uso do limite do cheque especial, resgate de aplicações financeiras, atraso no pagamento de fornecedores ou obrigações, tais como os impostos.

Os estoques nestes momentos ficam reduzidos. Produtos faltando na prateleira e clientes não encontrando os produtos que querem acabam indo buscar na concorrência e quando se precisa encomendar uma mercadoria, muitas vezes ainda depara-se com o tempo que o fornecedor leva para entregar.

Muitas pessoas estão vivendo intensamente essa situação. Embora esse tópico já esteja bastante batido como pauta, muitos responsáveis de setores financeiros ainda têm tido surpresas.

Vale lembrar (como foi dito no início) que crise é a “passagem por um momento difícil” e a história nos mostra isso quando vemos que o esforço de todos faz com que o mercado sinalize uma melhora e essa melhora vai sinalizando outra e, depois de algum tempo, a crise passa.

Mesmo em tempos difíceis, faturamento abaixo da meta felizmente não ocorre todos os dias. Mesmo que seja com mais esforço do que se tinha costume, é possível comemorar um lucro razoável em alguns dias do mês.

Entre mortos e feridos, podemos dizer que a crise nos ensina algumas coisas:
1) Precisamos nos esforçar mais para fazer nossa parte: manter o mercado aquecido e livre do pessimismo.
2) Precisamos administrar melhor os nossos recursos, gastar onde é necessário, e analisar com atenção onde investir.

E como fazer isso?

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Para administrar melhor os recursos é preciso mudar a forma de gerenciá-los. Passar a ter uma visão geral mensal e anual sobre a situação da empresa. Manter o controle simplesmente das operações diárias (saldo das contas, lançamentos bancários, etc.) garante que a empresa ande. Contudo, manter uma visão geral mensal e anual garante que a empresa ande para o caminho que você realmente deseja.

Tenha em mãos, a qualquer momento que precisar, o resultado líquido financeiro da sua empresa. Qual será o lucro desse mês? Quais são as despesas do mês? Quais são os investimentos que estamos fazendo? Qual o total de faturamento do mês?

Se você administrar os recursos com precisão terá tranquilidade para decidir sobre seus investimentos, ajudando a manter o mercado aquecido e, principalmente, sua empresa financeiramente estável.

Mudar o controle financeiro adquirindo essa visão geral é mais simples do que parece. Na verdade você vai manter os controles que está fazendo e acrescentará esse novo controle, gerando dessa forma uma transição apenas no controle estratégico da parte financeira sem gerar impacto inicialmente no que já está funcionando na parte operacional.

Para realizar essa melhoria siga os três passos a seguir:

1) Solicitar DRE na contabilidade

Dentre as muitas funções de uma contabilidade, todas de suma importância nas empresas, uma delas é a elaboração do DRE (Demonstração do Resultado do Exercício). Todos os meses a contabilidade tem condições de apurar essa informação. Tudo é baseado nas vendas (receitas) e nas despesas da empresa. E ao final lhe mostra se a sua empresa deu lucro ou prejuízo.

A seguir, um exemplo de uma estrutura básica de um DRE:

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Solicite ao seu contador o relatório do resultado do exercício. Sua empresa poderá não ter todos os tipos de receitas ou despesas que compõem o DRE. Ele poderá ser apresentado de uma forma um pouco mais resumida, ou até mais complexo, apresentando dados bem mais detalhados.

2) Analise os números da sua empresa

A análise do DRE é muito útil. Ela vai mostrar o seu capital de giro. Se ele está dentro de um patamar aceitável, se você tem dinheiro sobrando ou se precisa guardar dinheiro para as próximas despesas.

E quando você pensa: “Não vejo para onde está indo meu dinheiro!”, o DRE pode te mostrar onde as torneiras estão abertas. Ao enxergar esse tipo de informação, você nota que às vezes não é a venda que está baixa, mas sim as despesas que estão crescendo e engolindo seu lucro.

Ao verificar cada uma das despesas ou investimentos que ocorrem em um mês, você pode tomar decisões sobre cortes. Ou ainda, tomar decisões sobre aumentar os investimentos se eles trouxerem algum tipo de ganho real nas vendas.

Você precisa realmente usar o limite do cheque especial? “Pergunte” ao DRE! Ali você acha informações de quanto de juros está pagando quando optou por gastar em coisas que não trouxeram resultado nenhum naquele momento e que você podia ter optado, simplesmente, por deixar para depois.

3) Crie e monitore o seu próprio DRE

Depois de estudar esse DRE gerado pela contabilidade, crie uma versão simplificada dele para o seu uso diário. Não complique com muitas informações. Coloque apenas os totais básicos, depois vá evoluindo o uso conforme precisar. O importante é começar. Isso pode ser feito em uma planilha Excel mesmo. Basta que você tenha registro de tudo o que você vendeu, tudo que comprou (se você controla estoque), tudo que você gastou (suas despesas) e tudo que você investiu.

Tendo o seu próprio DRE você poderá consultá-lo com dados atualizados no momento em que desejar sem necessidade de aguardar a contabilidade atualizar as informações, inclusive porque os dados do mês corrente não constarão no relatório vindo da contabilidade ainda.

O simples fato de seguir esses passos já mudará sua postura sobre o financeiro da empresa. Trará segurança e clareza nas informações. Você saberá para onde seguir com cada receita e despesa.

Talvez a sua dificuldade seja em conseguir apurar os dados. Mas para todo problema existe uma solução.

As suas vendas são facilmente apuradas, desde que você tenha conhecimento do que foi vendido diariamente. E isso é uma informação básica em qualquer empresa.

E a apuração das despesas? Para esse caso, mantenha uma lista onde você deve informar “com o quê” foi gasto o dinheiro e o “valor” que foi gasto.

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Você vai notar que as despesas se repetem. Analise essas despesas e comece a agrupá-las. Por exemplo, imagine que você pagou a gasolina de um veículo da empresa. Posteriormente, pagou uma troca de óleo para esse mesmo veículo. Neste caso, podemos dizer que tanto a gasolina, quanto a troca de óleo são despesas do grupo “Despesas com o carro”. Faça isso com todas as despesas. Ou seja, agrupe aquelas que tem a ver entre si.

Mãos a obra? 🙂 🙂 🙂 🙂 🙂 🙂 🙂 🙂

Uma dica legal: caso você utilize algum software de gestão em sua empresa essas informações devem ser extraídas dele. Lembre-se que seu trabalho é cuidar da parte estratégica do negócio. Depois que tiver o seu próprio DRE estruturado deve investir seu tempo em analisá-lo e não em mantê-lo atualizado. Se ainda não tiver nenhum software ou o seu atual não tem estrutura para esse tipo de resultado, podemos te ajudar facilmente com o Linko.

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No Linko, todas as operações são categorizadas já previamente organizadas para o DRE. Basta processar o relatório no momento que desejar e terá o resultado da sua empresa em segundos. Além disso, o Linko gera esse resultado em uma planilha de Excel permitindo que você faça suas simulações e análises com tranquilidade direto na planilha eletrônica.

As informações serão automaticamente separadas conforme o tipo (receitas, custo fixo, custo variado, investimentos, estoque, etc..) e totalizadas. Gerando além do valor total, o cálculo em percentual sobre quanto cada item representa do total geral. Tudo pensado para você realmente apenas cuidar da parte estratégica, deixando o operacional por conta do Linko.

E não se preocupe, como o objetivo aqui é organizar a casa na questão financeira, você não terá que investir um caminhão de dinheiro para ter esse tipo de controle em sua empresa. A CR Sistemas e web busca relacionamentos sérios e duradouros focados na evolução do cliente e da empresa. Todos crescendo juntos!

Ao instalar o Linko você receberá o treinamento necessário para o uso da ferramenta e receberá gratuitamente 1 (uma) hora de consultoria sobre DRE.

Vamos evoluir juntos o setor financeiro da sua empresa? Entre em contato conosco para esclarecer dúvidas a hora que desejar! Um consultor especializado o atenderá gratuitamente.

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