Nota Fiscal Eletrônica: o fim do emissor gratuito da NF-e. Como escolher o melhor software substituto.

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O que realmente acontecerá com o fim do emissor gratuito e pontos importantes sobre a escolha de um software substituto como: preço, modalidade, recursos, certificado digital, nuvem ou local, pós vendas e atualizações.

Durante muitos anos toda empresa que precisasse emitir uma Nota Fiscal Eletrônica contou (e muitas continuam contando) com a possibilidade de usar o emissor gratuito de NF-e, porém esse recurso será descontinuado no início de 2017.

O emissor gratuito de NF-e é um software desenvolvido pela Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo.

De acordo com a SEFAZ-SP, atualmente mais de 95% dos documentos eletrônicos gerados estão sendo emitidos a partir de emissores próprios.

Ou seja, como a grande maioria das empresas já tem uma ferramenta específica de NF-e e não utilizam há muito tempo o gratuito, a opção será pela sua descontinuidade.

É mais uma etapa de um longo processo de informatização imposto pelos nossos governos, onde podemos citar a NF-e, NFC-e, e-Social, SPED, entre outras obrigatoriedades.

Com essa notícia, as empresas que ainda fazem uso do emissor gratuito precisarão repensar a forma como emitem suas notas fiscais eletrônicas.

O material a seguir apresenta de forma detalhada, o que realmente acontecerá com o fim do emissor gratuito e aborda pontos importantes sobre a escolha de um software substituto como:

  • preço
  • modalidade
  • recursos
  • certificado digital
  • nuvem ou local
  • pós vendas
  • atualizações

 

O que realmente acontecerá?

Os contribuintes que atualmente tentarem fazer o download do aplicativo gratuito, receberão a informação sobre a descontinuidade do programa:

Conforme anunciado no site da SEFAZ-SP:

(Fonte: http://www.emissornfe.fazenda.sp.gov.br/, pesquisado em 27/06/2016, às 13 horas)

Informamos que, a partir de 01/01/2017, o emissor gratuito da NF-e (versão 3.10) será descontinuado e nova versão não será desenvolvida.

A partir dessa data não será mais possível fazer download do aplicativo, porém os usuários que tiverem o aplicativo instalado em seus computadores poderão continuar utilizando-o até que novas atualizações das regras de validação da NFe impeçam o seu correto funcionamento.

Sendo assim, recomendamos que os usuários busquem outras soluções disponíveis no mercado ou o desenvolvimento próprio.

Em resumo, a partir de 01/01/2017 o programa gratuito será descontinuado. Não parará de funcionar imediatamente.

Talvez seja possível utilizá-lo por algum tempo indefinido. Depende de quando ele precisará ser adaptado a novas regras, que são constantemente criadas pelo ENCAT (Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais).

Não é possível prever ao certo quando e quantas regras de validação serão criadas.

Considerando como base o ano de 2015 e até agora, em 2016, período que totaliza uma quantidade significativa de alterações em diversos momentos, não seria prudente apostar no uso do emissor gratuito nem nos primeiros dias de janeiro de 2017, embora ele possa ficar operante por mais tempo.

(Atualizado em 22.03.2019: O emissor gratuito foi descontinuado em 04/08/2017)

O emissor gratuito é uma forma simples de emitir notas fiscais. Porém, possui apenas essa funcionalidade. A descontinuidade pode acabar se tornando uma oportunidade de melhoria para o negócio.

Como escolher entre tantas opções?

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Escolher um software de gestão pode ser uma tarefa complicada e chata de fazer devido a variedade de oportunidades e formas de negociação.

Para amenizar a situação, leve em conta os seguintes itens na hora de escolher um substituto para o emissor gratuito:

1. Preço – Quanto pagar?

Como existem muitas opções, fica difícil escolher. Atente-se para o seguinte:

Emissores gratuitos de NF-e oferecidos por empresas privadas podem ser uma isca.

Depois de instalado começam a surgir necessidades de investimento para qualquer coisa.

Você nunca terminará de resolver o assunto e terá seus dados expostos a uma empresa que não tem obrigações com você.

Já emissores com preços muito baixos também pode ser um problema. Quantos clientes o fabricante do software precisará para manter uma simples pessoa no suporte para lhe atender?

Será que ele previu isso ou estava pensando apenas em faturar?

Por fim, existem softwares caríssimos e que inviabilizam o investimento.
Ainda mais quando observado do ponto de vista de quem atualmente usa um software gratuito.

Opte por uma ferramenta com preço justo que contemple a instalação, uso, suporte e atualizações.

Menor preço não é tudo neste caso.

2. Modalidade de negociação

Entre as opções negociações, observe:

Pacotes com direito a emitir um número fechado de notas pode parecer bom para economizar. Mas como você fica se o valor cobrado por nota emitida aumentar de uma hora para outra?

Além disso, geralmente cada pacote tem uma quantidade mínima de notas. Mais uma vez, o assunto nunca estará resolvido. Todo mês você terá um valor diferente para investir.

Negociações que não envolvem cobrança de suporte, atualizações são perfeitas, correto?
Como fica a sua empresa quando novas regras de validação forem criadas e seu software precisar ser atualizado? De novo uma situação diferente para investir?

Opte por uma ferramenta que tenha uma estrutura focada no crescimento de sua empresa, que esteja comprometida em sua evolução.

Busque uma negociação honesta e que seja feita uma única vez. Bem-feita.

3. O que o sistema precisa fazer?

A simples troca do emissor gratuito por outro software, requer basicamente que o software consiga realizar as opções triviais da NF-e:

  • assinatura
  • transmissão
  • cancelamento
  • ajuste
  • carta de correção eletrônica

No entanto, um sistema adequado fará mais do que isso.

Pense nos resultados que você pode obter com o uso de um novo sistema:

  • relatórios de vendas
  • comissões calculadas automaticamente
  • controle de contas a receber
  • emissão de boletos baseados na Nota Fiscal Eletrônica
  • informações estratégicas sobre as vendas
  • formulação estratégica do preço de custo e venda dos produtos

Certifique-se de que o software escolhido já contemple esses recursos.

Não precisa contratá-los agora, normalmente, um sistema pode ser implantado aos poucos.

Você pode aumentar o uso do sistema conforme sua necessidade, implantando novos módulos estrategicamente.

4. Certificado digital?

Se você já emite notas eletrônicas, sabe que precisa de um certificado digital e é provável que já o tenha.

Não precisa comprar outro ou trocar de tipo de certificado.

O software escolhido por você é que deve estar apto a trabalhar com qualquer tipo de certificado.

Existem dois tipos de certificados:

A1:
Vendido na forma de um arquivo que fica armazenado no computador.

Ele é ótimo quando você precisa emitir notas, ou realizar procedimentos que necessitam de certificado digital, em mais de um computador.

Basta copiá-lo e configurá-lo. O prazo padrão de durabilidade é de 12 meses.

A3:

Vendido na forma de um cartão ou token.

Só pode ser usado em um computador de cada vez, pois o dispositivo (cartão ou token) precisa estar conectado a máquina.

Geralmente mais vantajoso quando se usa um computador só pois o prazo de durabilidade é de 36 meses e acaba ficando mais em conta, comparado com o A1.

Os preços dos certificados variam de fornecedor para fornecedor. E existem inúmeros fornecedores no mercado.

Após o prazo estipulado conforme o modelo, será necessário renovar o certificado.

5. Sistema na nuvem ou local?

Nuvem

Quando o sistema que você pensa em usar rodar na nuvem, lembre que você estará diretamente dependente da conexão e velocidade de internet para digitar as suas notas.

Não será possível, neste caso, digitar as notas no computador e transmiti-las quando houver conexão.

Se o serviço deste sistema parar, você parará também.

Também é importante observar que a cópia de segurança dos dados pode ser mais complexa de realizar ou ficar sobre o controle da empresa fornecedora do software.

Local

Neste caso o sistema será armazenado em um computador, dentro da sua empresa.

Normalmente, não necessitará de internet para funcionar.

Evidentemente que a conexão com a internet será necessária apenas para a transmissão das notas fiscais.

Se você é um profissional autônomo, por exemplo, poderia digitar suas notas em seu sistema instalado em seu notebook e quando tiver em um local com internet, transmiti-las.

É necessário tomar um certo cuidado com roubos, ou se o computador danificar.

Enfim, você precisará de um bom controle de backup (cópias de segurança) para manter as suas informações seguras.

Opte por uma ferramenta que lhe permita mobilidade com e sem internet, ágil para o lançamento das notas, prática e confiável para fazer cópia de segurança.

Lembre-se que a responsabilidade de arquivamento das notas fiscais eletrônicas é da empresa emissora e o prazo de arquivamento é de 5 anos + o ano fiscal.

6. Suporte pós-venda e atualizações

Remoto ou presencial: mesmo que você nunca usará, mesmo que tenha instalado sozinho o emissor gratuito e funcionou bem, a empresa que contratará oferece o suporte presencial caso precise?

Existe uma estrutura disponível para te ajudar?

Atualizações: Depois de instalado, todo sistema de emissão de notas fiscais precisará de atualizações. Anualmente são liberadas inúmeras atualizações na legislação.

Seu sistema de emissão de notas precisa acompanhar essas atualizações.

Opte por um fornecedor de software que terá estrutura para lhe atender, manterá seu software atualizado com as exigências fiscais e lhe dará toda a atenção que precisar.

Negocie esses serviços já na compra. Faça um negócio que depois de fechado lhe ofereça segurança e estabilidade.

Que você não precise renegociar nada, exceto se resolver incrementar novas funcionalidades. Que você possa investir seu tempo nisso uma vez só.

Quando resolvo esse assunto?

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Tenha em mente que você precisará:

  • Contatar com a empresa, solicitar um orçamento e analisá-lo
  • Negociar com a empresa, analisando todos as informações que agora você possui
  • Decidir qual o melhor momento dentro do seu dia, semana ou mês para realizar a migração
  • Decidir quem aprenderá sobre o funcionamento do software
  • Aprender a usar o software
  • Organizar as cópias de segurança do software atual e do novo
  • Importar os dados do emissor gratuito para o seu software

Agora que você tem o conhecimento necessário para escolher a melhor opção de software para a sua empresa, permita que resolvamos esse assunto por você. Temos vinte e um anos de desenvolvimento de software e temos a certeza de que podemos ajudá-lo.

Com o nosso software LINKO você terá a ferramenta com o preço justo, uma negociação transparente e sem surpresas. Somos uma empresa com estrutura para lhe atender com foco em seu crescimento, pronta para os próximos passos que você dará mesmo depois da Nota Fiscal Eletrônica.

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