Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

Por Cristiano Reis | Faturamento

Nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e): o quê é, qual a diferença entre NFS-e e NF-e, legislação determinante, como funciona, RPS, CNAE, como é feita a guarda dos documentos e quais as informações e impostos envolvidos. Além de dicas importantes sobre o uso na prática.

O quê e NFS-e?

NFS-e é a sigla para Nota Fiscal de Serviço Eletrônica.

A NFS-e funciona no âmbito municipal. Seu objetivo é a emissão de notas pelos prestadores de serviço em cada cidade.

Assim como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e demais documentos fiscais eletrônicos, a NFS-e é um documento exclusivamente digital.

Diferença entre NFS-e e NF-e

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) tem o intuito de documentar as operações de circulação de mercadorias ou prestação de serviços.

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) tem por objetivo emitir notas de prestação de serviços dentro de cada cidade.

A diferença é que a NF-e atua nas operações que se referem ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). Ela tem relação com as legislações estaduais.

Já a NFS-e se refere ao Imposto Sobre Serviços (ISS). Esta tem relação com as legislações municipais.

Os CFOPs que são usados na NFS-e para as prestações de serviço relacionadas ao ISS são:

5.933 – para operações dentro do estado
6.933 – para operações para fora do estado

Estes códigos fiscais até podem ser utilizados em uma NF-e para casos de realização de serviços municipais relacionados com o ISS.

No entanto, só podem ser utilizados para esse fim se houver uma autorização expressa do município no qual o prestador de serviços irá emitir a sua nota fiscal.

Para a emissão da NFS-e, existe uma lista de serviços que podem ser utilizados. Eles estão descritos na Lista de Serviços (anexa à Lei Complementar n° 116/03).

É importante sempre observar esta lista, para identificar se o serviço que será prestado pode constar na NFS-e.

Consulte sempre sua assessoria fiscal para identificar os serviços que você irá prestar, entendendo como ele se encaixa na legislação.

Alguns ramos de atividade que são típicos para a emissão de NFS-e:

Agências de comunicação;
Academias;
Hotéis;
Cursos on-line;
Venda de videoaulas ou webinars;
Venda de ingressos para congressos ou qualquer outro tipo de evento;
Clínicas veterinárias;
Faculdades;
Oficinas mecânicas;
Empresas de software;
Marketplaces.

Qual lei determina o uso?

A NFS-e funciona na esfera municipal.

Portanto, o uso desta modalidade de nota fiscal é sempre determinado em cada município.

Os municípios tem autonomia para decidir sobre a utilização da nota de serviço em formato eletrônico ou em formato manual.

Sendo assim, não há uma lei única que determina o uso da NFS-e.

Para identificar sobre a obrigatoriedade da emissão da NFS-e, a empresa deve consultar sua assessoria fiscal ou a prefeitura municipal da cidade onde pretende emitir a nota.

Como funciona a NFS-e?

A NFS-e formaliza a prestação de serviços tanto em ambiente físico, quanto em ambientes digitais.

Ela será usada tanto para aquele serviço que é feito quando o prestador vai até o tomador do serviço, quanto para aquele serviço que é prestado remotamente, sem presença física do prestador de serviços.

Não há necessidade de impressão da NFS-e.

Existem inúmeros municípios que já dispõem de emissão da NFS-e atualmente. Cada um com suas particularidades.

Atualmente, cada município contrata um software específico para emissão de notas.

A NFS-e pode ser emitida através do software contratado pela prefeitura (geralmente no site da prefeitura mesmo) ou através de um software contratado pela empresa que deseja emitir a nota fiscal de serviço eletrônica. Desde que este esteja integrado com esta prefeitura.

Por causa disso, não existe um manual único para ensinar a emitir NFS-e.

No entanto, a NFS-e é baseada no padrão da Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais (ABRASF).

A ABRASF especifica alguns padrões que precisam ser seguidos.

Mas na prática, em cada prefeitura o ambiente para emissão possui recursos e particularidades diferentes.

O fluxo a seguir mostra o funcionamento de uma emissão típica de NFS-e:

Informações e impostos envolvidos na NFS-e

O principal imposto que estará envolvido com a emissão de uma NFS-e é o Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza (ISSQN) ou, simplesmente: Imposto Sobre Serviços (ISS).

No entanto, dependendo da legislação onde o prestador de serviço estiver encaixado, outros impostos poderão figurar na prestação de serviços. São eles: IRRF, PIS, COFINS, CSLL e INSS.

A alíquota pela qual o ISS é calculado vai depender da legislação de cada município.

A Emenda Constitucional 37/2002, em seu artigo 3º, incluiu o artigo 88 ao Ato das Disposições Constitucionais Transitórias.

Este fixou uma alíquota mínima do ISS em 2%, exceto para os serviços a que se referem os itens 32, 33 e 34 da Lista de Serviços (anexa ao Decreto-Lei nº 406, de 31 de dezembro de 1968).

A alíquota máxima de ISS foi fixada em 5% pelo artigo 8º, II, da Lei Complementar 116/2003.

Já o IRRF, PIS, COFINS, CSLL e INSS são impostos federais. E, quando incidentes na prestação de serviços, devem respeitar a legislação federal.

A tabela a seguir mostra os dados básicos que uma NFS-e precisa conter:

Tomador de serviço	O nome do tomador de serviço. Trata-se do cliente para o qual a empresa prestou o serviço.
Endereço	Endereço do tomador
Cidade	Cidade do tomador
Estado	Estado (UF) do tomador
CNPJ ou CPF	CNPJ quando o tomador for uma pessoa jurídica ou CPF quando o tomador for uma pessoa física
Inscrição municipal	Número da inscrição municipal do tomador
Data de emissão	Data de emissão da nota fiscal
Quantidade	Se o serviço prestado tiver algum tipo de medição, como horas por exemplo, então deve-se informar a quantidade. Caso não houver medição, informar 1 (um).
Unidade	Informar a unidade do serviço prestado. Normalmente esse campo não teria necessidade de preenchimento. Mas quando o serviço é executado em horas, metros, quilômetros, entre outros, aí precisa informar a unidade em que a quantidade foi informada e que o serviço está sendo prestado
Descrição do serviço	Aqui deve-se identificar especificamente o serviço que foi prestado conforme o contrato que foi estabelecido entre o tomador do serviço e a empresa contratada. Importante também, se houver necessidade, informar aqui as legislações que tratam das retenções que são descritas mais abaixo.
Preço unitário	O valor unitário do serviço prestado. Se, por exemplo, o serviço foi prestado em horas, então este campo será preenchido com o valor de cada hora na prestação do serviço. Se não houve nenhum tipo de medição, aqui informa-se o valor total do serviço.
Valor total	O valor total será a multiplicação da quantidade pelo preço unitário do serviço.
Valor total dos serviços	Este campo será para informar o somatório de todos os serviços que estiverem descritos na nota fiscal.
ISS, IRRF, PIS/COFINS/CSLL, Outras retenções	Os impostos incidentes nos serviços devem ser informados na nota fiscal. Alguns serviços estão sujeitos à retenção na fonte. Ou seja, o imposto deve ser recolhido pelo tomador do serviço. Consequentemente, o valor deste imposto, quando retido, será deduzido do total da nota fiscal. Antes de reter qualquer imposto na nota fiscal é necessário consultar a legislação vigente, para entender os casos onde a retenção deve ou não deve ser feita.
Valor a pagar	Este será o valor total dos serviços, deduzidos os impostos e retenções sempre que for necessário.

Recibo Provisório de Serviço (RPS)

O RPS é um documento usado quando ocorre algum problema para gerar uma nota fiscal (falta de luz ou falta de internet, por exemplo).

Ele é uma alternativa para conseguir entregar rapidamente um documento ao cliente, quando ele não tem tempo de aguardar a NFS-e.

O RPS não substitui a NFS-e. É apenas uma solução para casos de emergência.

Cada prefeitura tem um prazo específico para converter um RPS em NFS-e.

Nem todas as prefeituras fazem uso do RPS. Algumas exigem a emissão imediata de NFS-e.

CNAE

O CNAE significa Classificação Nacional de Atividades Econômicas.

O objetivo é que se tenha categorias para codificar as empresas, instituições públicas, organizações sem fins lucrativos e autônomos.

Estes códigos padronizados no país, são usados (dentre outras finalidades) para determinar a relação entre as empresas e as diversas legislações tributárias.

Dessa forma, o CNAE determina se uma empresa pode ou não prestar um tipo de serviço específico.

Por exemplo:
se o CNAE da empresa informar que ela faz instalações elétricas, essa empresa não poderá prestar um serviço voltado à área de alimentação.

Guarda dos documentos

Assim como as notas fiscais eletrônicas, as NFS-e também precisam ser guardadas por cinco anos, mais o ano fiscal.

A NFS-e é exclusivamente digital. Portanto, não tem necessidade de papel para guardar a informação.

O documento estará em um arquivo no formato XML. Este que precisa ser guardado, um para cada nota fiscal.

Toda vez que uma nota fiscal de serviços eletrônica é transmitida e autorizada, um XML devidamente autorizado e assinado digitalmente é guardado no computador ou servidor onde está o banco de dados.

É dado o direito ao fisco de exigir os arquivos XML das notas a qualquer momento. Então, estes arquivos precisam estar em um local de fácil acesso.

Cancelamento de NFS-e

O cancelamento é importante para que se tenha o ressarcimento dos impostos.

Algumas prefeituras permitem o cancelamento a partir do software emissor de NFS-e. Outras obrigam a empresa a fazer o cancelamento diretamente no site da prefeitura.

Após o cancelamento, necessita-se aguardar para saber se o cancelamento foi autorizado.

Ambiente Nacional de NFS-e

Anunciado em 2016, o Projeto NFS-e Nacional surgiu como uma solução para padronizar os diversos modelos de emissão de Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas (NFS-e) existentes no país.

Até então, cada município adotava seu próprio sistema, resultando em mais de 100 layouts diferentes, o que dificultava especialmente empresas que operavam em múltiplas localidades e desenvolvedores de software que precisavam integrar seus sistemas a diversas prefeituras.

Com o objetivo de unificar e simplificar esses processos, o Governo Federal lançou o projeto para a criação de um padrão nacional da NFS-e, semelhante ao modelo da NF-e. Este padrão visa facilitar a arrecadação do ISSQN e proporcionar uma integração mais eficiente entre contribuintes e administrações municipais.

Uma das principais inovações do projeto é o Ambiente de Dados Nacional da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (ADN NFS-e), desenvolvido pela Receita Federal. Este repositório nacional de notas fiscais permite que:

Contribuintes acessem um painel com todas as notas emitidas, autorizadas, substituídas e canceladas;
Prefeituras configurem serviços e alíquotas;
Contadores visualizem online os dados das notas.

Além disso, há um emissor gratuito de NFS-e para empresas com baixo volume de emissão. Já mencionamos aqui, mas não custa reforçar que desde 01/09/2023 todo contribuinte MEI que prestar serviço, não submetido à incidência do ICMS, estará obrigado a emitir a NFS-e através de uma das formas disponíveis no sistema nacional.

Uma mudança significativa ocorreu com a promulgação da Lei Complementar nº 214, de 16 de janeiro de 2025, que, entre outras disposições, estabelece no Art. 62 que todos os municípios devem adotar o novo padrão de emissão da NFS-e até 1º de janeiro de 2026. As prefeituras têm duas opções:

Autorizar a emissão da NFS-e no ambiente nacional; ou
Compartilhar as notas fiscais emitidas em seus próprios sistemas com o repositório nacional, seguindo um layout padronizado.

Essa obrigatoriedade visa garantir a padronização e a integração dos sistemas fiscais em todo o território nacional. No entanto, desafios como problemas de infraestrutura, falta de conexão com a internet e questões administrativas internas de cada município podem impactar a implementação efetiva do projeto.

O projeto está em fase de transição, com a expectativa de que todos os municípios estejam integrados ao novo sistema até o prazo estabelecido.

Importante saber

Com a adoção da NFS-e tem-se redução de custos com papel, espaço físico para armazenamento e gráfica.

Há uma simplificação do processo dentro da empresa que emite a nota e para quem recebe o serviço.

A NFS-e tem validade jurídica e fiscal.

Toda empresa que comercializa um produto ou serviço precisa emitir nota fiscal. Raros são os casos onde essa necessidade não existe.

Sempre que houver algum tipo de prestação de serviço, a nota fiscal de serviços deve ser emitida. Mas é importante entender quando emitir uma NFS-e, ou uma NF-e para formalizar um serviço prestado.

O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) relacionou alguns pontos importantes sobre a NFS-e:

Uma vez gerada, uma NFS-e não pode ser mais alterada. Em caso de erro, ela deve ser cancelada de acordo com o procedimento adotado por cada município ou substituída por uma nova;

Como se trata de uma nota de serviços, é possível descrever vários serviços em uma mesma nota, porém esses serviços devem estar relacionados a um único item da lista complementar, de mesma alíquota e para o mesmo tomador de serviço (falamos anteriormente, aqui neste post, sobre a LC 116/03);